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samedi 10 décembre 2016

Introduction: les grands principes

Quelle est la place du cahier des charges dans un projet TIC? Imposer une solution ou simplement décrire les fonctionalités? Cas spécifique de l'appel d'offres
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Mis à jour le 27/03/2000 | Imprimer | Envoyer

Place du cahier des charges dans le projet

Tout d'abord, il convient de rappeler que la réussite d'un projet passera impérativement par la définition écrite, détaillée, précise, exhaustive et évaluable:

  • des objectifs (mesurables) à atteindre;
  • des ressources requises;
  • de la planification de la mise en oeuvre;
  • des outils d'évaluation;
  • des méthodes de contrôle.

Dans le cadre de la réalisation d'un projet, le cahier des charges n'est qu'une étape dans le processus suivant:

  • nomination d'un responsable du projet;
  • exploration des possibilités techniques et de l'état de l'art en la matière;
  • obtention d'un consensus sur le projet au sein de l'entreprise;
  • rédaction du cahier de charges et de la méthodologie d'évaluation des offres;
  • émission du cahier des charges et la présentation formelle de celui-ci aux soumissionnaires potentiels;
  • analyse des offres;
  • négociation et signature du contrat de mise en oeuvre;
  • mise en oeuvre, suivi et évaluation des résultats du projet.

Choisir entre 2 approches

2 points de vue différents peuvent être envisagés:

  • imposer une solution, des spécifications détaillées, un outil ou un produit;
  • décrire uniquement les fonctionnalités souhaitées en laissant le choix de la solution à adopter.

Dans la pratique, le cahier de charges sera souvent un mélange de ces deux approches, le choix s'effectuant selon les besoins, l'état de connaissance des solutions potentielles, le niveau et la quantité de compétences disponibles dans l'entreprise pour le rédiger et analyser les offres.

Quelques règles à respecter:

  • une question doit être précise et se terminer par un point d'interrogation;
  • une question ne doit être posée que si on peut en utiliser la réponse dans le processus d'évaluation;
  • les questions doivent être formulées de façon à obtenir le maximum de réponses quantifiées, ce qui simplifie l'évaluation;
  • la quantité de questions et de réponses doit être facilement manipulable et gérable (l'utilisation de formulaires informatiques préétablis par le demandeur est un must);
  • le processus d'évaluation doit si possible être informatisé.

Le cas de l'appel d'offres

Dans le cadre d'un appel d'offre, le cahier de charges comprend deux sections:

  • une section distribuée aux soumissionnaires contenant:
    • la description et le contexte du projet,
    • les spécifications applicatives, techniques, de réalisation et de suivi du projet,
    • les spécifications administratives et contractuelles,
    • les formulaires de réponses;
  • une section non distribuée comprenant:
    • la méthodologie d'analyse des offres,
    • le détail des critères de sélection.
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