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jeudi 29 septembre 2016

Etape 3: définition du plan

Choisir parmi les options du cadre fiscal. Fixer les règles de la contribution employé-employeur. Fixer les modalités liées au PC. Choisir l'offre produit. Choisir les partenaires. Aspects juridiques, fiscaux et sociaux. Détailler le budget
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Mis à jour le 21/12/2005 | Imprimer | Envoyer

Cette troisième étape se décompose en 7 parties.

Choisir une option prévue par le cadre fiscal

L'entreprise veillera en premier lieu à choisir l'une des différentes options possibles par le cadre fiscal. Cela implique de:

  • choisir l'option d'achat par l'employé avec remboursement partiel de l'entreprise pour la configuration PC,
  • choisir l'option mise à disposition par l'entreprise pour la connexion ADSL et/ou la configuration PC. Plus la dimension de l'entreprise est importante, plus l'option de mise à disposition est indiquée,
  • opter pour une combinaison de la mise à disposition pour la connexion ADSL et de l'achat par le travailleur pour le PC.

Contribution employé-employeur

L'entreprise fixera également les règles relatives à la contribution employé-employeur:

  • valider la possibilité (pour l'option mise à disposition) d'effectuer des retenues sur salaire,
  • anticiper ce qui est financièrement acceptable en termes de contribution mensuelle nette ou d'achat du PC en fonction des caractéristiques des différentes populations de travailleurs (en effet, dans tous les cas, accepter un d'un plan PC privé et chèques Internet représentera un coût pour l'employé, au moment de l'achat et/ou mensuellement sous forme de redevance ou de retenue sur salaire net).

Modalités liées au PC

On fixera aussi les modalités liées au PC:

  • limiter l'offre à des produits à finalité privée;
  • tenir compte des aptitudes informatiques des différentes populations de travailleurs, notamment en regard de la fonction exercée ou du matériel informatique utilisé professionnellement ainsi que de la langue utilisée;
  • faire le choix du PC en concertation avec le département IT afin de tenir compte des standards de l'entreprise (marque PC, système d'exploitation, software de base, etc.). Le choix peut se porter vers du matériel similaire pour faciliter l'assimilation du personnel ou vers du matériel totalement différent pour faciliter la distinction entre le matériel privé et professionnel et limiter les risques de perturbation interne.
  • déterminer la valeur de revente au terme de la période de mise à disposition ainsi que la valeur de revente en cas de départs anticipés d'employés (sur base, notamment, d'un tableau d'amortissement) dans le cas de la mise à disposition uniquement;
  • fixer la période pour l'acceptation de l'offre pour la configuration PC. En effet, du fait de l'évolution rapide des produits et des prix, il est recommandé de prévoir une période relativement courte entre l'acceptation de l'offre, la commande et la livraison (2 mois maximum);
  • pour l'option mise à disposition, il est recommandé de prévoir une période de mise à disposition de 36 mois, ce qui correspond au mieux à l'amortissement du matériel. Choisir les services supports et garantie PC 3 ans comme parties intégrantes de l'offre;
  • éviter les mêmes consommables que ceux de l'entreprise.

Offre produit

Choisir l'offre produit impliquera pour l'entreprise de:

  • limiter l'offre pour faciliter le choix du travailleur et la gestion du projet;
  • choisir la mise à disposition pour la connexion à l'Internet. En effet, étant donné qu'elle est facturée en mode redevance, il est préférable pour l'entreprise d'opter pour la mise à disposition (et cela même si l'entreprise opte pour une option d'achat par l'employé avec remboursement partiel pour la configuration PC).

Partenaires

L'entreprise devra en outre déterminer ses partenaires en fonction des services associés à l'offre produit. Cela implique de:

  • justifier les services offerts (helpdesk, livraison à domicile, etc.) par un facteur de satisfaction pour le travailleur. A titre d'exemple, les activités prises en charge par un partenaire externe peuvent être larges (livraison à domicile, installation, help desk, gestion de projet, gestion administrative, marketing interne comme envoi des brochures vers les employés, extension de garantie, financement, site web PC et Internet privé sur mesure pour l'entreprise, formation, mail box sécurisée, maintenance à distance, etc.
  • définir l'offre proposée avec le(s) partenaire(s), idéalement 2 mois avant la période de commande du personnel;
  • éviter l'implication du helpdesk interne;
  • s'assurer que la partie service est intégrée;
  • prévoir un SPOC (Single Point Of Contact) au sein de l'entreprise pour les contacts avec le partenaire. La communication entre le partenaire et l'entreprise, le suivi du projet et la remontée d'information sont des éléments importants pour la réussite du projet.

Aspects juridiques, fiscaux et sociaux

L'entreprise sera également attentive à tous les aspects juridiques, fiscaux et sociaux. Il conviendra ainsi de valider la valeur de revente, l'amortissement, la validité du forfait pour l'offre produit proposée, la possibilité de récupérer la TVA, l'acceptabilité de la conversion de rémunération, etc.

Budget

Enfin, comme pour tout projet, l'entreprise veillera à établir un budget détaillé. Celui-ci devra:

  • tenir compte des coûts directs et des coûts de mise en œuvre du plan,
  • établir le business case en établissant la balance entre les éléments de coûts et le gain financier pour l'entreprise.
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