Agence du Numérique (ex - Agence Wallonne des Télécommunications / AWT), la plateforme ICT de la Wallonie

jeudi 8 décembre 2016

La facturation électronique reçoit un cadre légal

La Belgique a transposé la directive européenne en matière de TVA et de facture électronique. Outre son caractère probatoire, la facture est un élément essentiel dans le cadre des relations commerciales et fiscales des entreprises
Twitter Facebook Delicious
Mis à jour le 29/03/2004 | Imprimer | Envoyer

Alors que les transactions électroniques permettent de contrôler et d'abaisser les coûts de fonctionnement au sein des entreprises, la possibilité d'utiliser la facture électronique se heurtait encore récemment en Europe à des difficultés légales. Face à ces entraves, l'Union européenne a donc adopté le 20 décembre 2001 la directive 2001/115/CE modifiant la directive 77/388/CEE en vue de simplifier, moderniser et harmoniser les conditions imposées à la facturation en matière de taxe sur la valeur ajoutée (JOCE, L 15/24 du 17 janvier 2002).

Ce texte reconnaît la validité juridique de la facturation électronique et fixe les modalités de sa conservation. Les Etats membres devaient normalement transposer cette directive dans leur droit national pour le 31 décembre 2003 au plus tard. La Belgique vient à son tour, avec quelques semaines de retard sur ce calendrier, d'adopter une loi de transposition en la matière (loi du 28 janvier 2004 modifiant le Code de la taxe sur la valeur ajoutée, Moniteur belge du 10/02/2004).

L'enjeu était d'importance puisque, outre son caractère probatoire, la facture constitue un document essentiel dans le cadre des relations commerciales et fiscales, TVA notamment.

Les enjeux

Il s'échange chaque année 20 milliards de factures en Europe. Le coût moyen de traitement d'une facture papier (tri, enregistrement, saisie, archivage) est de 15 euro pour l'émetteur/fournisseur et de 8 euros pour le client/récepteur.

La génération et l'envoi d'une facture électronique réprésente un coût de trois à quatre fois inférieur à celui d'une facture traditionnelle. Les avantages sont donc considérables car ces solutions permettent de réduire jusqu'à 60% des coûts de traitement. Pour cette raison essentielle, les factures dématérialisées devraient concerner, d'ici à 2005, 40% des volumes échangés en Europe.

La reconnaissance de la facturation électronique

La directive ne définit pas la facture électronique en tant que telle, mais la transmission et le stockage de celle-ci. La directive européenne a posé le principe de la validité de la facturation électronique au même titre que la facture papier dès lors que le destinataire de celle-ci a accepté de recevoir des factures sous cette forme. En outre, le nouveau dispositif législatif précise que l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu des factures électroniques doivent être garantis pendant toute leur durée de conservation.

Cette double condition a été précisée par la directive, elle suppose, au choix soit:

  • le recours à une signature électronique "avancée", les Etats membres pouvant imposer que la signature soit basée sur un certificat qualifié et qu'elle soit créée par un dispositif sécurisé de signature,
  • l'utilisation de la technique de l'Echange de Données Informatisées (EDI), tel que défini à l'article 2 de la recommandation 1994/820/CE du 19 octobre 1994 de la Commission européenne.

Les factures électroniques doivent pouvoir également être obtenues dans un format lisible et dans des délais raisonnables. La Belgique, contrairement à d'autres Etats européens n'interdisait pas le recours à la facturation électronique, avant l'adoption de la loi du 28 janvier 2004, mais encadrait cette pratique selon une optique de nature administrative plutôt que légale.

La directive précise également que les Etats membres ne peuvent imposer aucune autre obligation ou formalité relative à l'utilisation d'un système de transmission de factures par voie électronique.

L'autofacturation

La directive européenne a introduit les notions d'autofacturation et de sous-traitance. Les principes suivants sont applicables à l'autofacturation:

  • la personne qui procède a la création de la facturation est responsable de l'opération et doit répondre de toute irrégularité,
  • l'autofacturation est subordonnée à l'existence d'un accord préalable entre les deux parties, chaque facture devant faire l'objet d'une procédure d'acceptation par l'assujetti,
  • des conditions supplémentaires peuvent être imposées par les Etats dans des cas particuliers fixés par la loi.

La conservation des factures électroniques

La loi pose l'obligation de garantie de conservation des factures électroniques pendant une durée de 10 ans. De la même manière, outre la facture elle-même, les données qui garantissent l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu doivent également être conservées. On entend par conservation d'une facture par voie électronique, une conservation effectuée au moyen d'équipements électroniques de conservation des données y compris la compression numérique.

En ce qui concerne le lieu de stockage des factures électronique, la loi belge prévoit que les factures qui sont concervées par voie électronique garantissant en Belgique un accès complet et en ligne aux données concernées peuvent toutefois être conservées dans un autre Etat membre de la Communauté à condition que l'administration fiscale en soit informée au préalable et que ces factures puissent être accessibles par voie électronique (téléchargement). Enfin, la traduction des factures peut également être imposée dans certains cas par l'administration fiscale.

Pour en savoir plus

  • Directive européenne "facturation éléctronique" (.PDF 119 k)
    Directive 2001/115/CE du Conseil du 20 décembre 2001 modifiant la directive 77/388/CEE en vue de simplifier, moderniser et harmoniser les conditions imposées à la facturation en matière de taxe sur la valeur ajoutée
    http://www.awt.be/contenu/tel/sec/directive_fact_elec.pdf
  • Loi belge "facturation électronique" (.PDF 54 k)
    La loi belge du 28/01/2004 (Moniteur belge du 10/02/2004) modifiant le Code de la taxe sur la valeur ajoutée
    http://www.awt.be/contenu/tel/sec/loi_fact_elec.pdf
  • Vacature Lien externe
    Emploi, carrières et recrutement en ligne
    http://www.vacature.com
Portail de la Région wallonne