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samedi 24 septembre 2016

La déclaration TVA papier a vécu!

L'obligation d'introduire une déclaration TVA est généralisée depuis le 1/1/2009. Il faut être prêt dès la prochaine déclaration trimestrielle qui doit être déposée avant le 20 avril. La carte d'identité électronique peut être utilisée à cette fin
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Mis à jour le 20/02/2009 | Imprimer | Envoyer

Malgré différentes initiatives visant à la simplification administrative, le volume de documents administratifs reste conséquent! Le traitement de ces documents sous une forme papier coûte cher, notamment en raison des personnes mobilisées et des risques d'erreur et de contentieux. Le temps ainsi consommé ne peut être consacré à des objectifs plus rentables, comme l'identification de montages frauduleux.

En ce qui concerne les déclarations TVA, l'état fédéral a généralisé dès le début des années 2000 les formulaires normalisés, conçus pour être scannés à grande vitesse. Le Gouvernement a décidé de franchir un pas supplémentaire en matière d'économie et d'administration en ligne: la dématérialisation de ce type de documents.

L'arrêté royal du 31 janvier 2007 marque ainsi la fin de la traditionnelle déclaration "papier" à la TVA. Une disparition en 3 étapes:

  1. depuis le 1er juillet 2007, la déclaration électronique est obligatoire pour les assujettis dont le chiffre d'affaires HTVA excédait 50 millions d'euros en 2005 (environ 2000 sociétés);
  2. le 1er février 2008, l'obligation a été élargie à tous ceux qui devaient introduire une déclaration mensuelle (environ 20000 sociétés);
  3. depuis le 1er janvier 2009, l'obligation concerne aussi les assujettis déposant une déclaration trimestrielle, à partir de celle du 1er trimestre 2009 (à introduire avant le 20 avril). Ils devront introduire électroniquement, non seulement cette déclaration et les suivantes, mais aussi, dès le 1e juillet 2009, le listing clients et le relevé intracommunautaire.

Les 2 premières étapes ont surtout préoccupé les professionnels du "chiffre", les comptables internes ou les bureaux externes, car elles ne ciblaient que les entreprises d'une certaine taille (moins de 10% des assujettis). Par contre, la 3e étape concerne pratiquement tous les assujettis, y compris les indépendants à titre complémentaire ne bénéficiant pas du régime spécial de franchise, donc un grand nombre d'indépendants introduisant eux mêmes leurs déclarations trimestrielles.

Comment satisfaire à cette nouvelle obligation?

Depuis déjà plusieurs années, l'administration fiscale propose une application informatique permettant d'introduire électroniquement les déclarations périodiques à la TVA: Intervat. Cette application a été élargie, de sorte qu'il est aussi possible de déposer par cette voie les relevés intracommunautaires et les listings clients.

L'introduction des données peut s'effectuer de 2 manières:

  1. un encodage manuel,
  2. un transfert de fichiers informatiques sous le format XML.

La signature manuscrite n'étant plus possible, l'authentification du déclarant doit s'effectuer au moyen d'une signature électronique. Il existe plusieurs types de signature électronique, caractérisés surtout par des degrés de fiabilité différents. Actuellement l'administration fiscale exige une signature électronique liée à un certificat numérique de "classe 3", qui doit être installé sur l'ordinateur. Les certificats de classes inférieures, tels que ceux décernés sur de nombreux sites Internet, ne sont pas acceptés.

Actuellement en Belgique, 3 entreprises ont obtenu des autorités publiques les agréments pour décerner des certificats de ce type:

  • Certipost,
  • Isabel,
  • Globalsign.

Pour obtenir ce certificat de classe 3, le dirigeant d'entreprise doit se rendre en personne à un guichet reconnu par ces sociétés, ou solliciter la visite d'un représentant agréé par elles. Ces certificats ont un coût, souvent sous la forme d'une redevance (licence annuelle, de l'ordre de quelques dizaines d'euros par an).

Pour les déclarations TVA, l'administration fiscale n'accepte pas actuellement que l'authentification du déclarant se fasse suivant un mot de passe et un token (un jeu aléatoire de codes), système pourtant très simple et gratuit qui a été très largement adopté pour les déclarations annuelles sur les revenus.

La carte d'identité électronique désormais acceptée

Par contre, on peut désormais éviter de payer pour signer électroniquement une déclaration TVA grâce au certificat lié à la nouvelle carte d'identité électronique dont dispose à présent presque tous les citoyens. Il suffit de s'équiper d'un lecteur de cartes d'identité électronique et d'installer le logiciel "eID Quickinstall". L'accès à l'application en ligne de dépôt de déclarations TVA se fait en introduisant la carte d'identité électronique dans le lecteur, puis en composant le code secret PIN lié à cette carte.

La puce de la carte d'identité électronique, encore relativement peu utilisée par les citoyens à l'exception sans doute de Tax-on-Web, trouvera ainsi une première application d'administration électronique de grande ampleur dans la sphère professionnelle.

L'authentification par carte d'identité électronique présente toutefois le désavantage de limiter l'accès au dossier administratif en ligne (et donc à l'historique) au seul titulaire de la carte d'identité électronique. Le grand avantage des autres certificats est de pouvoir être lié à l'entreprise, et pas forcément à un seul individu. La société peut donc octroyer à plusieurs personnes le droit de consulter ce dossier, le certificat devant dans ce cas être stocké sur les ordinateurs des différentes personnes concernées.

L'investissement dans des certificats commerciaux peut aussi se justifier compte tenu du nombre d'autres démarches administratives qu'ils permettent d'authentifier en ligne (dépôts auprès de la BNB, déclarations sociales, déclarations de douane, etc.), sans oublier l'authentification et le cryptage des courriers électroniques sensibles et l'établissement de factures électroniques. Ces certificats électroniques sont aussi acceptés par de nombreuses applications comptables qui établissent automatiquement ces déclarations TVA et permettent maintenant d'envoyer celles-ci en ligne sous format XML.

En cas de force majeure empêchant le dépôt d'une déclaration par la voie électronique, par exemple un problème technique important, une déclaration papier peut être déposée à titre exceptionnel. Par contre une telle situation ne peut justifier un retard dans le dépôt de la déclaration.

Et si on ne dispose pas d'accès Internet?

Si l'assujetti (ou la personne mandatée pour déposer les déclarations) ne dispose pas d'un ordinateur et/ou d'une connexion Internet, il peut être dispensé de l'obligation de dépôt de ses déclarations périodiques par la voie électronique.

A cette fin, il doit envoyer au plus tard le 20 avril 2009 à l'office de contrôle de la TVA dont il dépend, une déclaration sur l'honneur indiquant précisément les motifs pour lesquels il n'utilise pas le dépôt électronique. Cette déclaration précisera aussi qu'il s'engage à avertir l'administration de toute modification de cette situation.

Les indépendants non tenus à des déclarations périodiques (par exemple pour un chiffre d'affaires de moins de 5580 euros par an ayant opté pour le régime de franchise) ne sont pas tenus d'introduire un "listing clients" par voie électronique.

Quels sont les avantages liés à cette obligation?

Cette dématérialisation présente un intérêt évident pour l'administration. Même si elle impose une charge supplémentaire à l'assujetti, du moins ponctuellement pour effectuer la migration vers la voie électronique, l'entrepreneur y trouvera néanmoins un avantage non négligeable: il disposera automatiquement d'une preuve officielle de dépôt de sa déclaration.

Plus besoin dès lors de recourir à des envois sous pli recommandé pour se réserver la preuve du respect des délais de dépôt. De plus, un certain nombre de contrôles automatiques sont effectués par l'application en ligne, ce qui limite le risque d'introduire une déclaration invalide, et donc un certain nombre d'allers-retours entre l'administration et l'assujetti (sans parler des amendes, etc.). Enfin l'assujetti pourra aussi avoir accès aisément en ligne aux déclarations précédentes, de même qu'aux extraits de compte, ce qui peut épargner un temps précieux, voire représenter des économies en archivage.

Le passage à l'administration en ligne engendre donc pour l'assujetti un investissement limité, qui peut être en fin de compte facilement amorti.

Relevons toutefois que le passage à l'e-administration est encore loin d'être complet. En effet les annexes éventuelles à la déclaration périodique doivent encore être transmises sur support papier à l'office de contrôle de la TVA de référence. En dehors des documents administratifs standard, les échanges avec l'administration resteront encore un certain temps sous forme papier, notamment en ce qui concerne les procédures de contrôle.

Pour en savoir plus

  • Intervat Lien externe
    Application d'introduction en ligne de formalités administratives liées à la TVA
    http://minfin.fgov.be/portail1/fr/intervat/welcomeintervatfr.html
  • Carte d'identité électronique (eID) Lien externe
    Toutes les informations pratiques, techniques et juridiques relatives à la carte d'identité électronique
    http://www.eid.be
  • Globalsign Lien externe
    Fournisseur de certificats liés à des signatures électroniques
    http://www.globalsign.com
  • Certipost Lien externe
    En 2002, La Poste et Belgacom ont décidé de poursuivre ensemble le développement de leurs services Internet dans une joint venture 50/50. Cette joint venture offre une communication électronique sécurisée, des applications d'e-Government et d'autres produits et services de sécurisation pour Internet
    http://www.certipost.be
  • Service public fédéral technologie de l'information et de la communication (FEDICT) Lien externe
    Fedict a pour tâche d'initier, d'élaborer et d'accompagner les projets d'e-government pour l'administration fédérale. L'un de ces projets est le portail fédéral (belgium.be)
    http://www.fedict.be
  • Signature éléctronique: un développement lent et hétérogène
    La Commission européenne confirme des retards pour l'adoption de la signature électronique dans les Etats membres. Ces retards nuisent au développement des échanges de biens et services sur Internet
    http://www.awt.be/web/sec/index.aspx?page=sec,fr,foc,100,054
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