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jeudi 29 septembre 2016

ERP. Mythe ou réalité pour les PME/TPE?

L'AWT fait le point sur les ERP et rassemble des recommandations pratiques pour les PME qui souhaiteraient s'équiper, à partir des témoignages de patrons recueillis lors de la journée d'information organisée le 12 mai 2011
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Mis à jour le 06/06/2011 | Imprimer | Envoyer

L'AWT, Agoria PME, le BEP-Namur, le centre de compétences Technifutur et Infopôle-Cluster TIC ont organisé une journée d'information sur les ERP, le jeudi 12 mai 2011 à Floreffe. L'objectif était de permettre aux PME et TPE d'évaluer si cet outil informatique peut être adapté à leurs besoins.

Philippe Brachotte, responsable de la cellule "e-business" du Centre de compétences Technifutur a présenté lors de cette journée le concept d'ERP, les différents types d'ERP, les enjeux (avantages et inconvénients) et les méthodologies de mise en place.

ERP. Une base de données unique

Un ERP gère et optimise les processus de l'entreprise, de l'offre jusqu'à la livraison, en faisant circuler l'information d'un département à l'autre, dans un souci de transparence et de respect des engagements vis-à-vis des clients. Pour cela, l'ERP fonctionne avec une base de données structurée unique dans l'entreprise, reprenant:

  1. les articles (les gammes avec la nomenclature, les unités vendues, achetées et fabriquées, les prix d'achat et de vente, et donc les prix de revient);
  2. les clients (avec les conditions accordées, les données comptables);
  3. les fournisseurs (avec les conditions d'achat négociées et les données comptables).

Ainsi, il peut traiter de manière efficace les processus opérationnels de commande, achat, stock, planification de la production et facturation.

L'ERP vise donc à utiliser les ressources de l'entreprise de manière optimale: matières, hommes, machines, moyens financiers. Il intègre les flux tant logistiques que comptables, en gérant même si nécessaire une facturation par tranches.

Outre le fonctionnement au quotidien, l'ERP peut être également d'une très grande utilité au niveau de la gestion (tenue à jour des prix de revient) et de la planification. A partir des statistiques des années précédentes, des paramètres et du plan stratégique annuel introduits, il est en mesure d'établir un plan d'approvisionnement, avec des propositions de commandes et d'ordre de fabrication. Il peut ainsi éviter de nombreux couacs ... du moins si les nomenclatures ont bien été tenues à jour et si l'encodage "au fil de l'eau" est bien respecté par chacun.

Il apparaît toutefois qu'encore peu d'entreprises tirent profit de cette fonctionnalité pourtant très importante. Trop souvent, le module de MRP (Material requirement planning) n'est même pas activé.

Un outil contre certains dysfonctionnements fréquents

En imposant une base de données unique et en automatisant le dispatching en interne d'informations et de documents, un ERP peut potentiellement apporter une solution à des dysfonctionnements fréquemment rencontrés dans les entreprises:

  • absence de catalogue unique des produitsn avec plusieurs références utilisées;
  • plusieurs bases de données de clients;
  • celui qui est censé déclencher une tâche ne dispose pas de l'info ou n'attend pas de la recevoir pour décider;
  • retard dans la fabrication d'un produit, car la circulation en interne de l'information en amont a été très lente ou s'est perdue;
  • mode de travail constamment en "urgence". Pas de planification. Plus de réel discernement entre fausses urgences et vraies urgences.

Un impact organisationnel important

La mise en place d'un ERP engendre une nouvelle organisation du travail. Si l'organisation d'une entreprise est généralement découpée en services (par exemple les services achat, production ou comptable), l'ERP va plutôt suivre les flux, c'est-à-dire les enchaînements de processus véhiculant de l'information. Or ces flux sont rarement purement verticaux.

Un ERP bouleverse également sensiblement la circulation de l'information en interne. Un bon paramétrage d'un ERP peut engendrer une forte augmentation de la productivité, car l'ERP a pour objectif de fournir la bonne information à la bonne personne, tout en épargnant à celle-ci les données inutiles, voire dépassées. Il évite ainsi de perdre du temps à rechercher l'information et vérifier si celle-ci est bien à jour. Cette situation peut toutefois être parfois mal vécue par des personnes habituées à dispatcher l'information et qui craignent d'y perdre du pouvoir.

ERP pour les PME/TPE?

Pour les plus petites structures (PME/TPE), les ERP ont longtemps été trop lourds à mettre en place et/ou trop coûteux par rapport à leurs avantages. Pourtant les PME gèrent souvent des processus aussi complexes et générateurs de tâches administratives nombreuses et récurrentes, avec très peu de collaborateurs. Elles doivent également, pour rester compétitives, faire preuve de souplesse et de flexibilité en proposant des produits et des services "à la carte".

Différents types d'ERP

Sur le marché, on trouve de plus en plus de réponses aux attentes des PME, avec une seconde génération de logiciels ERP, abordables tant au niveau du coût que de la durée de mise en place, offrant des fonctionnalités à haute valeur ajoutée. Différents niveaux d'intégration peuvent être rencontrés. Ainsi un ERP "light" comprendra généralement les modules suivants:

  1. achats,
  2. stocks,
  3. ventes,
  4. facturation.

Un ERP "medium" étoffera le dernier module de manière à pouvoir tenir une comptabilité analytique (avec calcul des prix de revient), et incorporera un outil de gestion de la chaîne logistique (approvisionnement, fabrication, expédition). Peuvent s'y ajouter des modules de facturation électronique, d'e-procurement, etc., sans oublir un système de tableau de bord ("cockpit managérial") et un module de planification (MRP).

Il existe de très nombreux ERP. Des grands acteurs (SAP, BAAN, Navision, Oracle, etc.), mais aussi des acteurs plus régionaux (PMIx, Mercator, Synchrosoft, Powerpartner, Siliconbrain, etc.).

Certains ERP sont également "open source". Il faut toutefois prendre en considération que si leur utilisation permet de s'affranchir des coûts de licence et autres obligations contractuelles liées aux concepteurs de l'ERP (restrictions, appel à des consultants certifiés, contrat de maintenance, etc.), l'entreprise ne trouve pas pour autant une réelle liberté, puisqu'elle dépendra de l'intégrateur qui viendra installer l'ERP "open source". Des économies peuvent être engendrées, de l'ordre d'un quart à un tiers d'un budget global de mise en place d'un ERP. Par contre certaines fonctionnalités risquent de ne pas être disponibles et d'autres coûts peuvent apparaître, notamment des développements sur mesure.

Afin d'être complètement libre, il peut être tentant de développer sa propre solution. Ce choix se révèle toutefois rarement judicieux. D'une part, du temps, et donc de l'argent, va être perdu à réinventer la roue. D'autre part, des moyens plus importants vont devoir être consacrés à faire évoluer la solution et suivre les évolutions technologiques. Cette option ne peut donc être envisagée que lorsque l'installation d'un ERP ne répond à aucun timing serré et si l'entreprise dispose d'une grosse équipe informatique, qui plus est, stable. Ce contexte est toutefois rarement rencontré dans les PME.

Retours d'expérience de terrain

3 PME wallonnes ont témoigné de leur expérience lors du séminaire du 12 mai 2011. Elles ont confirmé que des solutions adaptées au contexte PME existent désormais sur le marché. Il y a toutefois lieu de procéder à une sélection attentive des solutions, d'avoir à l'oeil le retour sur investissement (ROI) et de bien tenir compte de tous les coûts, y compris certains coûts "cachés". Les témoins ont donné quelques ordres de grandeur de coût, et ont émis des recommandations pratiques pour les PME qui envisageraient d'investir dans un ERP.

Imeco

Imeco est une entreprise spécialisée dans l'étude, la réalisation et le montage d'équipements mécaniques. Elle occupe une cinquantaine de personnes. Monsieur Maertens, Directeur a retracé l'expérience d'Imaco:

  • 1987 (lancement): programme informatique de comptabilité analytique et de gestion de la paie;
  • 1994: développement sur mesure par un sous-traitant;
  • 2003: ajout d'un module de gestion des code-barres;
  • 2009: état des lieux et pré-analyse des flux par le Centre de compétences Technifutur (10 demi-journées de consultance). Identification d'un besoin d'outil de planification et de calcul anticipatif de la rentabilité;
  • 2009-2010: recueil des exigences, rédaction du cahier des charges avec pondération des exigences. Lancement de l'appel d'offres, questionnaire aux soumissionnaires, puis jeux d'essais et scénarios pour dégager le meilleur fournisseur;
  • implémentation en cours.

Network Global Management (NGM)

NGM est une entreprise assurant la gestion de 55 stations services, spécialisée dans le "convenience store". Son Directeur financier, Laurent Dasnois, a tiré un bilan de l'utilisation d'un ERP:

  • constat de départ lors de la constitution de ce réseau de points de ventes: système informatique obsolète, base de données distincte dans chaque point de vente, sans consolidation, pas de procédures écrites, nombreuses erreurs et retards;
  • établissement d'un cahier des charges suivant la méthologie Cassis. Présélection de 6 fournisseurs. Puis short-list de 3 solutions;
  • bilan: très sensible amélioration de la fiabilité des informations et de leur maîtrise. Possibilité de suivre en temps réel les ventes et de calculer le prix de revient. Economies de temps importantes pour l'encodage des données et réduction des pertes (produits périmés, vols). L'amélioration des marges justifie amplement l'investissement consenti.

Facozinc

Enfin, Monsieur Deneve, Directeur financier de Facozinc, a également fait part de son expérience:

  • ERP sélectionné suivant la même méthode;
  • bilan après 2 ans de mise en route d'un ERP: économie de temps, aide au contrôle de gestion (réduction par exemple des vols), meilleure gestion des stocks, gain de temps à la vente, capacité à répondre très rapidement au client quant à la disponibilité d'une pièce;
  • projet d'implémentation du module de planning.

Estimation des coûts

Les prix peuvent être très variables. Ainsi pour les projets présentés, la fourchette varie de 30.000 euros à 200.000 euros. Les principales variables sont:

  • le nombre de postes de travail à connecter;
  • les modules à activer;
  • les développements sur mesure.

Outre les coûts de licences, il ne faut pas oublier les coûts d'analyse, de support projet, de paramétrage (généralement le poste de coût le plus important), et de formation (très souvent non repris dans les offres des fournisseurs, etc.).

Recommandations issues des témoignages

Pertinence d'un ERP

  • Tenir compte du temps nécessaire en interne à la gestion d'un tel projet (difficilement inférieur à 18 mois). Tenir compte dans le planning du risque de maladies de jeunesse. Ne pas s'aventurer dans un tel projet si le patron ne peut y libérer un minimum de temps et si les équipes en place sont déjà noyées par le quotidien. Tenir compte aussi du temps nécessaire à l'appropriation des nouveaux processus qui seront mis en place.
  • Outre le temps consacré, vérifier le ROI.

Gestion de projet

  • Impliquer le personnel. L'approche managériale participative est généralement payante. Il faut veiller à bien communiquer sur les améliorations que l'ERP apportera au quotidien pour les travailleurs. Essayer de créer un climat d'engouement. Concrètement, sélectionner un chef de projet interne, créer des groupes de travail, identifier des "key-users. Conscientiser le plus à l'amont possible, et impliquer autant que possible les différentes catégories d'utilisateurs (de l'ouvrier au chef de service). Ceux-ci peuvent d'ailleurs être très utiles pour identifier les problèmes existants d'organisation qu'il serait souhaitable de lever.
  • Le patron doit s'investir personnellement. Et cela y compris dans la rédaction du cahier des charges car les choix auront un impact sur l'organisation de la société et son développement futur.
  • Tenir compte de la résistance au changement, plus ou moins forte en fonction de la culture d'entreprise. Si l'information circule pour l'instant de façon décentralisée et fragmentée, la mise en place d'une base de données unique est un défi. Il n'est pas facile de sortir d'une logique de "silos", par département. Par exemple les commerciaux risquent de ne pas accepter facilement le partage de l'information sur les clients et prospects. Savoir désamorcer adéquatement les fausses rumeurs. Eviter d'imposer, car un risque de blocage, voire de sabotage existe (par exemple 'l'oubli" d'encodage ou de validation).

Consultation du marché

  • L'intervention d'un consultant est très utile dans le processus. La Région wallonne peut intervenir jusqu'à 80% dans les honoraires de consultants agréés Rentic.
  • Consultation du marché en envoyant un résumé de ses besoins (en 2 à 3 pages maximum) à la vingtaine d'acteurs sur le marché. Ensuite envoyer le cahier des charge complets uniquement à ceux qui ont marqué un intérêt et apporté un premier argumentaire montrant la capacité à répondre aux attentes spécifiques de l'entreprise.
  • Ce cahier des charges doit être établi avec une liste de questions précises. Prévoir explicitement que les soumissionnaires seront liés contractuellement par leurs réponses s'ils sont retenus.
  • Une short-list peut alors être établie. Elle écartera les solutions hors budget ou nécessitant trop de développements sur mesure.
  • Des démonstrations peuvent être demandées. Ces démonstrations seront faites sur base par exemple de scénarios fictifs, en impliquant l'équipe de projet dans la définition de ces scénarios, mais aussi dans l'évaluation des démonstrations (jugement par exemple sur l'ergonomie). L'équipe de projet peut même être invitée à voter, ce qui implique le personnel et augmente indirectement les chances d'un bon accueil de la solution.
  • S'assurer que les fournisseurs en short-list ont bien saisi le fonctionnement de la société.

Choix final du partenaire

  • Bien négocier avant de signer! Après on peut être bloqué et/ou face à de sérieux surcoûts si un point important a été oublié. Prévoir des "change requests", car l'entreprise évolue au cours du temps.
  • Le fournisseur doit s'engager sur un prix complet (au forfait ou avec un très faible pourcentage de régie: maximum 5%), y compris pour les "à-côtés", comme par exemple intégrer dans l'offre une évolution du hardware des postes de travail nécessaire au bon fonctionnement de l'application, un changement de routeur informatique, etc.
  • S'assurer de la solidité de son partenaire informatique. Sur le plan financier et au niveau de la fiabilité.
  • Autant que possible n'avoir qu'un seul fournisseur. Cela vaut pour le hardware que pour le software, afin d'éviter des renvois de responsabilités entre fournisseurs.

Implémentation

  • Ne payer que quand les fonctionnalités prévues dans le cahier des charges sont réellement opérationnelles.
  • S'assurer d'une ergonomie suffisante.
  • Veiller à la documentation de la solution et à l'accompagnement. Prévoir un helpdesk. Vérfier l'utilité éventuelle d'un coaching externe;
  • Prévoir les moyens et le temps suffisant en formation (possibilité de bénéficier des aides financières du Forem pour la formation). Celle-ci est d'autant plus capitale que ce type d'outil informatique est généralement complexe. Il faut veiller à former les différents profils d'utilisateurs. Après les formations, prévoir des notes et discours de rappel bimestriels et en fin d'année;
  • L'approche managériale participative doit être poursuivie. Et cela, même après l'implémentation, dans le cadre d'un processus d'amélioration continue;
  • Implémenter les fonctionnalités de reporting et de planification. Cela permet de tirer le maximum de ce type d'outil informatique.

En conclusion

Pour résumer, les 3 témoins recommandent collégialement:

  1. d'appliquer une méthode rigoureuse de choix de la solution, car il sera difficile de faire marche arrière et le risque de dépassement de budget est important si tout n'est pas explicitement décrit.
  2. de mobiliser les moyens humains nécessaires. Tous estiment avoir sous-évalué cet aspect. Si c'était à refaire, ils y accorderaient encore plus d'importance. Les avantages et inconvénients collatéraux sont importants et non négligeables. Un ERP n'est que le sommet d'un iceberg et peut contribuer à faire évoluer la société. Le changement est d'abord une question d'hommes. Il faut y être particulièrement attentif dans une structure comme une PME.
  3. de maintenir l'équilibre entre stratégie d'entreprise, organisation des processus et gestion des ressources humaines.

Atelier pratique

Après les exposés de la matinée, un atelier pratique de démonstration a été organisé. Un cas pratique de TPE a permis d'illustrer concrètement 5 scénarios de gains en productivité et en efficacité dans le traitement journalier des tâches suivantes:

  1. gestion et livraison d'une commande faite par Internet (site d'e-commerce), via la canal de distribution grossiste;
  2. réajustement de planning de production suite à un changement (livraison composant retardée et commande urgente à intercaler);
  3. suivi en temps réel de l'évolution du prix de revient d'une commande d'un produit fini (au fur et à mesure des pointages, réception coûts achats, etc.);
  4. création rapide d'un projet et de ses tâches, et suivi budgétaire en temps réel des prestations liées;
  5. création et localisation des bonnes versions de tous les documents liés à un projet, autres que facture et bon de commande (plan, offre, spécifications, PV de réunion, etc.).

Une présentation détaillée de ces scénarios fait l'objet d'un diaporama. 5 fournisseurs avaient été été retenus pour illustrer concrètement ces scénarios:

  1. INEO (Mercator);
  2. NSI (Microsoft Dynamics Ax);
  3. PC SOL (Open ERP);
  4. pmiGEST (PMI X);
  5. PRODWARE (Dynamics Ax)

Pour en savoir plus

  • Consultants Rentic agréés
    Les consultants Rentic agréés aident à la mise en place de projets e-business dans les entreprises. L'agréation Rentic par la Wallonie est basée sur les compétences, les formations suivies et l'expérience. L'AWT vous propose de découvrir la liste des Rentic et leurs profils professionnels
    http://www.awt.be/web/ebu/index.aspx?page=ebu,fr,100,200,010
  • Technifutur Lien externe
    Centre de compétences de la Région wallonne, Technifutur est chargé de la mise en oeuvre d'un projet de sensibilisation, d'information de haut niveau dans le domaine des TIC
    http://www.technifutur.be
  • Cassis. L'informatisation réussie des PME Lien externe
    Portail de conseil en informatique pour les PME mis en place par le CRP Tudor
    http://www.cassis.lu
  • ERP pour PME/TPE: de la pertinence de l'outil à son utilisation (.PDF 839 k)
    Présentation de Philippe Brachotte, Technifutur, lors de la conférence du 12 mai 2011: ERP, mythe ou réalité?
    http://www.awt.be/contenu/tel/ebu/110511e1.pdf
  • Témoignage NGM (.PDF 331 k)
    Présentation de Laurent Dasnois, NGM, lors de la conférence du 12 mai 2011: ERP, mythe ou réalité?
    http://www.awt.be/contenu/tel/ebu/110511e2.pdf
  • Témoignage Facozinc (.PDF 2590 k)
    Présentation de M. Deneve, Facozinc, lors de la conférence du 12 mai 2011: ERP, mythe ou réalité?
    http://www.awt.be/contenu/tel/ebu/110511e3.pdf
  • Présentation des scénarios de démonstration (.PDF 197 k)
    Scénarios de démonstration. Présentation lors de la conférence du 12 mai 2011: ERP, mythe ou réalité?
    http://www.awt.be/contenu/tel/ebu/110511e4.pdf
  • Ineo
    Integrated management package. Mercator brings you an integrated solution for your enterprise: stock management, sales, production, e-business, accounting, etc. We have solutions enterprises of all sizes and for all fields of activity
    http://www.awt.be/web/ict/index.aspx?page=ict,fr,100,000,000&id=10557
  • NSI IT Software et Services
    De l'audit/consultance métier ou technologique à l'utilisation opérationnelle de vos solutions en passant par toutes les phases du projet informatique de gestion
    http://www.awt.be/web/ict/index.aspx?page=ict,fr,100,000,000&id=10150
  • Prodware Belgium
    Spécialisés dans la mise en place des systèmes intégrés de gestion Microsoft Dynamics AX et NAV. Nos services: audit, consulting, intégration, formation, ingénierie, assistance
    http://www.awt.be/web/ict/index.aspx?page=ict,fr,100,000,000&id=10587
  • pmiGest
    Conception et développement de solutions de gestion (ERP) pour PME et TPE
    http://www.awt.be/web/ict/index.aspx?page=ict,fr,100,000,000&id=10460
  • Contacts pour plus d'informations:
    • Philippe Brachotte, Technifutur, e-mail,
    • Renaud Delhaye, AWT, .
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