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dimanche 4 décembre 2016

La Business Intelligence au service des PME

Les solutions de Business Intelligence ("BI") facilitent la prise de décision au quotidien dans une entreprise, sur base d'une analyse des dernières données disponibles. L'AWT et la Fédération du Label Cassis font le point sur ces outils, maintenant accessibles aux PME
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Mis à jour le 28/06/2013 | Imprimer | Envoyer

La Business Intelligence

Avant de prendre des décisions, le patron cherche à disposer de données fiables sur la situation de son entreprise, en interne, et par rapport à son environnement économique.

Avant la "BI", le système D ... les feuilles de calcul

Dans beaucoup de PME, ces données sont reprises sur des feuilles de calcul (comme Excel). Des macros y sont parfois programmées pour rassembler sur un tableau unique des données provenant de plusieurs feuilles de calcul, souvent alimentées par des personnes différentes. Cette situation est encore rencontrée dans plus de 90% des PME, même aux Etats-Unis.

Le système a le mérite d'être assez simple à mettre en place, en s'appuyant sur les outils bureautiques du bord, mais souffre de plusieurs problèmes:

  • généralement, ce système est employé sans aucune méthodologie de travail, sans organisation bien établie entre utilisateurs alors qu'un minimum d'articulation structurée est nécessaire entre eux. Parfois plusieurs circuits parallèles coexistent;
  • ce système est rarement documenté, ce qui pose des problèmes en cas d'absence pour maladie, changements de personnel, etc. Souvent, il n'existe pas dans l'entreprise d'inventaire global des feuilles de calcul établies;
  • les risques d’erreurs sont importants et il n’y a aucun traçage ni de l’information ni des modifications
  • et surtout ce mode de travail est très chronophage.

Un premier résultat est que le décideur d'entreprise est confronté à des rapports divergents et/ou tardifs. Il dispose d'une visibilité partielle et non globale des indicateurs clés de l'entreprise, alors que celle-ci pourrait être nettement approfondie. De plus, seules les données propres à l'entreprise sont généralement reprises, sans intégration de sources externes qui pourraient être utiles en matière de benchmarking. Il ne dispose donc pas d’informations suffisantes et structurées pour l’aider à piloter son entreprise et prendre les décisions et actions nécessaires.

Le second résultat est que la durée de vie de ce mode de travail dépasse rarement 5 ans. L'absence de documentation et de méthodologie de travail entraîne que, au fur-et-à-mesure des changements d'affectation et renouvellement du personnel, ce système D ne fonctionne plus, des engrenages ayant sauté, voire des données sources n'étant plus fiables.

Les outils de Business Intelligence se positionnent comme une réponse à ces désagréments.

Pourquoi la Business intelligence?

La Business Intelligence offre de nombreux avantages pour l'entreprise.

  1. Une meilleure qualité des données. Fin des situations avec des rapports divergents.
  2. Un meilleur support à la décision, via notamment des outils de simulation et de prévision. Les décisions peuvent être prises plus rapidement.
  3. Une très nette diminution des ressources humaines nécessaires pour gérer, consolider et analyser les données. Le gain de productivité est fréquemment de l'ordre de 4% (1 équivalent temps plein pour 25 personnes au service administratif).
  4. L'obligation d'une méthodologie de travail et d'une documentation : le risque de grippage du processus dans la consolidation des données a théoriquement disparu (dans la réalité, il a en tout cas nettement diminué, un grain de sable humain et/ou technique n'étant jamais à exclure).

Illustration pratique

Ainsi, une concession automobile wallonne, avec 10 établissements, était confrontée à un grand nombre de rapports à consolider à la main et à différents systèmes opérationnels sans liens. Elle a pu rentabiliser rapidement son investissement en un outil de "BI" (50.000 euros). Le déploiement a pu se réaliser en seulement 3 mois sans aucune conséquence dans le fonctionnement de la société (si ce n'est évidemment l'implication nécessaire de la direction pour bien définir les objectifs et valider étape par étape les résultats), et avec un gain en productivité substantiel par la suite. Désormais:

  1. seules des interventions manuelles rapides sont encore nécessaires, ce qui fait gagner un temps précieux;
  2. le nouveau rapport automatisé sur les paiements à effectuer a permis de réduire le retard de paiement à un minimum;
  3. le nouveau rapport sur la situation financière donne un vue globale de la situation et des dépenses attendues.

La Business Intelligence est un outil d'aide à la prise de décision. La mettre en place est avant tout un projet "business".

Les 4 étapes de mise en oeuvre

  1. Les données brutes. Elles sont importées, généralement via des flux ETL, à partir d'applications opérationnelles de l'entreprise situées en amont (progiciel de gestion, ERP, système comptable, etc.). Un "datawarehouse" est constitué, avec des données intégrées, taggées (liées à un sujet), et non volatiles (un historique est établi). Des données externes (sites web et réseaux sociaux: registres de brevets, taux financiers, statistiques publiques, chiffres de fournisseurs, concurrents, etc.) sont également importées. Il faut donc prévoir le temps suffisant pour charger les données et pour les traiter, sans que cela ne perturbe les applications opérationnelles de l'entreprise. Cela se réalise généralement pendant les périodes d'inactivité (nuits, week-ends). Une limite "temps" doit donc être prise en considération.
  2. L'information. Les données brutes sont adaptées de manière à leur donner du sens: quoi? quand? où? A ce stade, il est aussi tenu compte du destinataire de l'information.
  3. La connaissance. Les données sont analysées: comment et pourquoi ? Il s'agit de la phase de data mining, où des indicateurs sont paramétrés et des "cubes d'analyse" (OLAP Cube) sont constitués en fonction du reporting attendu (des scénarii d'interrogation sont établis avec le management) et des éventuelles alertes de gestion souhaitées.
  4. La sagesse. La dernière étape consiste à faire en sorte que les données puissent apporter une aide à la décision, en fournissant notamment des tendances, des prévisions à politique inchangée (forecasts), et des simulations (possibilité de modifier des paramètres et d'observer le résultat possible).

Cycle d'un projet BI

Recommandations

Sur base de plusieurs témoignages d'entreprises ayant mis en place un outil de "BI", quelques recommandations peuvent être dégagées.

  1. Bien définir les contraintes avant de démarrer le projet (par exemple l'accessibilité des sources internes et externes de données).
  2. Phaser. Prévoir avec le prestataire un système de validation du déploiement avec de fréquentes et régulières étapes. Des résultats intermédiaires doivent pouvoir être présentés. Il est important que le prestataire ait une bonne compréhension de l'entreprise et de son management, et qu'il parvienne à vulgariser l'outil, de telle manière notamment que le patron puisse se rendre compte du résultat final qui devrait apparaître. L'implication forte du management est un facteur critique de succès.
  3. Bien tester l'environnement en début de projet et prévenir les risques (s'assurer de l'absence de perturbation des applications critiques, accompagner au changement le personnel concerné, en l'impliquant dans d'autres tâches valorisantes, etc.)
  4. faire le bon choix technique en fonction de sa situation et de ses besoins:
    1. choix d'une solution intégrée ou d'outils séparés;
    2. choix d'une solution en interne ou disponible en mode SaaS (Cloud Computing. Plus rapide à déployer, moins de formation nécessaire, mais généralement plus coûteux sur le long terme et moins paramétrable sur mesure);
    3. choix d'une datawarehouse autonome ou d'une solution "in memory", en temps réel (pas de stockage sur des disques durs).

Pour en savoir plus

  • Cassis. L'informatisation réussie des PME Lien externe
    Portail de conseil en informatique pour les PME mis en place par le CRP Tudor
    http://www.cassis.lu
  • Intelligence Stratégique Lien externe
    le programme "Intelligence Stratégique" géré par l'ASE (Agence de Stimulation économique) permet aux entreprises de se constituer un avantage compétitif fort. La Wallonie a tout à gagner en mettant en place un dispositif d'Intelligence Stratégique au service des PME.
    http://www.intelligencestrategique.be
  • Consultants Rentic agréés
    Les consultants Rentic agréés aident à la mise en place de projets e-business dans les entreprises. L'agréation Rentic par la Wallonie est basée sur les compétences, les formations suivies et l'expérience. L'AWT vous propose de découvrir la liste des Rentic et leurs profils professionnels
    http://www.awt.be/web/ebu/index.aspx?page=ebu,fr,100,200,010
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