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lundi 5 décembre 2016

Toner de Presse

Active dans le secteur de l'impression numérique professionnelle, Toner de Presse propose aux entreprises de gérer elles-mêmes la commande et la personnalisation de leurs imprimés via Internet
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Mis à jour le 08/06/2005 | Imprimer | Envoyer

Présentation de l'entreprise

  • Qui? Toner de Presse
  • Quoi? impression numérique B2B
  • Quand? entreprise créée en août 2000, lancement de son "e-printshop" en janvier 2005
  • Avec qui? société israélienne spécialisée dans la conception de logiciels de contenus pour la presse écrite
  • Où? www.tonerdepresse.be

Didier Gilson a travaillé durant 20 ans dans l'industrie graphique, utilisant les techniques de pointe en prépresse et imprimerie digitale au sein de ses premières sociétés, Micromégas et Merlin. En août 2001, il crée Toner de Presse, à Liège, une entreprise offrant des services d'impression numérique à une clientèle professionnelle. Aujourd'hui, les atouts majeurs de la société sont la commande en ligne de documents imprimés et la rapidité d'exécution que permet le système.

PME de 7 personnes, Toner de Presse offre à ses clients des services de prépresse, d'impression numérique petit et grand format, d'afterpresse, de displays et accessoires d'exposition, ainsi que d'e-print-shop.

L'application web

L'application Web permettant cette gestion de commandes en ligne a été développée par une société israélienne, spécialisée dans la conception de logiciels de gestion de contenus pour la presse écrite. Cette société compte parmi ses clients le "New-York Times" et le "Herald Tribune". Toner de Presse a rencontré ce fournisseur dans le cadre d'un salon destiné aux professionnels de l'édition et de l'imprimerie.

"Cette société me promettait de pouvoir faire profiter à mes clients en ligne de trois atouts prépondérants: la prévisibilité (du prix, des délais, de la qualité, de la quantité, etc.), la traçabilité (de la prise de commande jusqu’à la livraison en passant par nos partenaires en courrier express) et l’optimisation (la suppression des coûts directs et indirects liés au processus de commande)", se souvient Didier Gilson. "Notre application web a été développée entre 2002 et janvier 2005, une période nécessaire pour coller à nos attentes et assurer une totale fiabilité à l’ensemble. Notre système de "e-printshop" qui permet à nos clients de commander leurs imprimés à distance est maintenant tout à fait opérationnel, et ce en 18 langues. A ce jour, son coût s’élève à 40000 euros."

La clientèle de Toner de Presse se compose de professionnels de la communication (agences de publicité, agences de communication, organisateurs d'événements, éditeurs, graphistes, etc.) et de grands comptes employant plusieurs centaines de personnes (banques, assurances, industries, etc.). C'est à destination de cette clientèle particulière que Toner de Presse va penser son application de commande de documents en ligne, opérationnelle depuis le début de cette année.

Avantages

En automatisant le devisage et la réalisation de bons-à-tirer (BAT), et en permettant aux clients habituels de gérer eux-mêmes la commande et la personnalisation des imprimés via Internet, l'entreprise propose un service d'impression qui raccourcit les délais habituels de 5 jours ouvrables par rapport à l'impression offset. Les prévisions du business plan place la commande électronique au centre de 50% des interactions avec la clientèle d'ici 2007.

Prévisibilité de la qualité, des coûts et des délais; fiabilité, flexibilité et traçabilité du processus de réalisation; suppression des coûts directs et indirects liés aux procédures classiques de commande et réduction substantielle des délais de livraison: tels sont les "bonus" assez uniques offerts par cette solution.

En termes de travail administratif, la simplification et l'allègement de la charge de travail sont éloquents:

  • impression commandée par fax (délai: 10 à 15 jours ouvrables):
    • réception de la commande,
    • entre une demi-journée et une journée pour calculer et envoyer le devis,
    • acceptation du travail et envoi des documents à imprimer,
    • réalisation d'un Bon à Tirer (BAT) envoyé par poste ou par coursier au client,
    • approbation et envoi du BAT par le client,
    • réalisation du travail.
  • impression commandée en ligne (délai moyen: 1 à 5 jours ouvrables selon qu'il y ait ou non livraison des documents par courrier express):
    • lors du processus de commande en ligne, le client reçoit un devis automatisé qu'il valide en commandant,
    • réalisation d'un BAT sous forme de fichier informatique au format .pdf et envoi du BAT par mail,
    • réalisation du travail.

Comment ça marche?

Au niveau du "front-office"

Pour bénéficier de la commande en ligne, les clients doivent s'enregistrer de façon classique auprès de Toner de Presse (via téléphone, fax, etc.). L'entreprise cliente devra ensuite désigner un administrateur qui distribuera les droits de commande d'imprimés à distance aux membres du personnel de l'entreprise.

Les utilisateurs référencés ont accès à leur catalogue de documents prédéfinis, qui respecte tant leur politique de communication que leur charte graphique. Ils sélectionnent leurs modèles, les personnalisent ou les complètent et définissent les quanités; ils reçoivent alors le devis correspondant ainsi que le BAT adéquat et marquent sur ces deux points leur accord en validant leur commande. L’intégralité du processus de production qui s’en suit reste traçable jusqu’à la livraison par les utilisateurs connectés.

L'application prévoit quatre niveaux d'utilisation:

  • simple utilisateur: permet aux employés des entreprises clientes de personnaliser les documents qu'ils souhaitent imprimer et de passer la commande qui devra être validée par le niveau superviseur. L'utilisateur devra choisir le document type dont il a besoin et pourra déterminer les caractéristiques du papier (choix du grammage et de la finition). Il choisira d'imprimer en couleur dans le respect de la charte graphique arrêtée par le client;
  • super utilisateur: permet de personnaliser les documents à imprimer et de passer commande, mais aussi de valider sa propre commande;
  • superviseur: permet de valider les commandes des simples utilisateurs, d'obtenir les devis, délais et modalités de livraison en cas de nouvelle commande, de superviser l'état des commandes en cours et, enfin, d'accéder au compte du client qui recense les achats et l'état des factures. Bien-sûr, le superviseur peut lui aussi commander des documents avec les mêmes droits qu'un super utilisateur;
  • administrateur: permet de distribuer les niveaux d'utilisation aux employés de l'entreprise.

Cette application formalise la gestion des documents de l'entreprise à partir d'une approche séquentielle et standardisée de la production de documents imprimés dans l'entreprise (workflow). Toner de Presse peut en outre gérer les historiques de payement et ainsi autoriser sélectivement les processus de commande électronique.

Lorsque des clients sont en retard de paiement, il est possible pour Toner de Presse de bloquer leurs accès à la commande électronique unilatéralement.

Au niveau du "back-office"

Dans ces échanges commerciaux B2B, les enregistrements des commandes de l’application web sont automatiquement reportés en mode facturation à la fin d’une période déterminée, la facturation étant établie avec une échéance de payement à 30 jours fin de mois. Cette procédure réduit les erreurs et le travail administratif lié à la facturation. L'entreprise faisant face à des clients pré-enregistrés et des paiements à échéance régulière, les apports d’une solution de paiement en ligne n’apparaissent pas probants par rapport aux investissements qu’elle nécessite. La facturation on-line est par contre en cours de développement: elle diminuera la charge administrative liée à l’expédition et la gestion de factures papier.

L'imprimerie Toner de Presse est gérée par un ERP léger qui automatise la gestion du stock de papier et d'encre, la capacité et les délais de production, etc. Actuellement, l'application Web de commande d'imprimés à distance sera bientôt reliée cet l'ERP.

Au niveau du marketing, les clients acquis ne font pas l'objet d'un démarchage intensif pour privilégier l'utilisation de l'application Web par rapport aux moyens de commande classiques (téléphone ou fax). En effet, les dirigeants de Toner de Presse ont constaté que les nouveaux clients, qui n'ont pas encore leurs habitudes de travail acquises, préfèrent essayer la commande en ligne que ceux qui commandent pas fax depuis des années. Il s'agit là sans doute d'une manifestation de la résistance psychologique au changement. De plus, l'ouverture de la commande en ligne semble amener de nouveaux types de clients vers Toner de Presse: des entreprises habituées à travailler en ligne avec leurs fournisseurs pour diminuer les coûts et raccourcir les délais.

Exemple concret

Grâce au concept d'impression numérique, une chaîne de grande distribution va pouvoir gérer ses promotions de manière instantanée en fonction des prix de la concurrence ou des besoins saisonniers imprévus:

  • la promotion est décidée au sein de la maison mère, pour tous les magasins ou une partie de ceux-ci;
  • via des imprimantes numériques installées dans chaque magasin, le directeur marketing de la société lance l'impression des affiches à distance;
  • instantanément, ces dernières peuvent être affichées en magasin.

Démonstration

Le simple utilisateur

Dès son entrée dans le système, le simple utilisateur consulte l'ensemble des modèles de documents auxquels il a accès (modèles de cartes de visites, de feuilles à entête, etc). Une fois qu'il a choisi son modèle, l'utilisateur le personnalise en remplissant les champs et en choisissant la quantité désirée.

Commande du simple utilisateur

Une fois son modèle complété, l'utilisateur passe la commande en validant l'épreuve .pdf présentant le résultat final. Sa commande devra être validée par le superviseur pour être effective. Ce dernier peut-être prévenu de la demande de commande par un mail d'approbation envoyé par le système. Une fois la commande validée, le simple utilisateur pourra suivre l'évolution du travail via les onglets "en impression", "en expédition" et "travaux reçus".

Commande du simple utilisateur

Le super utilisateur

Le super utilisateur retrouve les mêmes fonctionnalités que le simple utilisateur, à la différence que:

  • il peut accéder à tous les modèles de documents;
  • il peut valider sa commande sans l'intervention du superviseur;
  • il peut, outre le fait de passer une commande ponctuelle, inviter ses collaborateurs à passer une commande groupée depuis une base de données.

Une fois la commande passée et ajoutée au panier, le super utilisateur peut décider du mode de transport et des priorités d'impression et d'envoi. S'il accepte le devis, la commande est envoyée.

Commande du super utilisateur

Le superviseur

En plus des fonctionnalités mises à disposition du super utilisateur, le superviseur gère les commandes des simples utilisateurs dont il a la responsabilité.

Gestion par le superviseur

L'administrateur

Il est en charge de la gestion des utilisateurs et de leurs droits. Chaque utilisateur sera intégré dans l'un des trois groupes (simple utilisateur, super utilisateur, superviseur).

L'administrateur gère aussi les catalogues regroupant les modèles de produits proposés aux différents utilisateurs. Il n'est pas difficile, par exemple, de proposer un catalogue de produits en fonction de la langue de l'employé. Un catalogue peut aussi présenter plusieurs types d'objets, allant de la rame de papier au stylo à l'effigie de la société.

Pour ceux qui aiment la technique...

La solution, développée en ASP, s'intègre dans l'intranet même de l'entreprise cliente. Le service, orienté Windows, est accessible depuis Internet Explorer. Il nécessite la présence de la suite Office et d'Acrobat Reader (PDF) sur le poste client. De cette manière, les utilisateurs accèdent à l'outil de manière transparente et sans effort d'adaptation.

En pure solution B to B, le site n'offre pas de paiement électronique, les montants de commandes étant trop importants que pour choisir une telle solution. Si, à l'avenir, une solution B to C voit le jour, un moyen de paiement électronique sera certainement mis en oeuvre.

Un backup des données se fait sur un serveur sécurisé distant géré par BlueBackUp, société spécialisée.

Par l'exportation en formats standards tels que XML ou PDF, la communication avec des systèmes externes (par exemple SAP) est facilitée. L'intégration de la solution avec le système existant chez le client ne pose donc aucun problème.

Conclusion

L'application de commande en ligne d'imprimés permet de transférer vers le client une partie du travail administratif lié à la commande tout en lui offrant une plus grande flexibilité dans le service presté ainsi que des délais d'exécution plus courts.

L'avantage de cette formule est qu'elle permet au personnel de Toner de Presse de se concentrer sur son métier plutôt que de passer beaucoup de temps à faire des devis, réceptionner et encoder des commandes, proposer des bons à tirer, facturer, etc. De son côté, le client peut réaliser des impressions "à la demande", sur base de son catalogue de documents, avec la personnalisation souhaitée et dans des délais réellement plus courts qu'auparavant.

Internet permet de supprimer les échanges de courrier, la réalisation de devis et la réalisation prépresse du travail d'impression. Le site Web remplace les interactions humaines entre le client et le prestataire en amont du travail d'impression. Cela a pour effet de diminuer le facteur d'erreur, de raccourcir les délais d'exécution, de diminuer les coûts indirects et de permettre la standardisation des procédures.

Pour en savoir plus

  • Toner de Presse Lien externe
    Société active dans le domaine du POD (Printing on Demand)
    http://www.tonerdepresse.be
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