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jeudi 17 avril 2014

Le cahier des charges type

Un cahier des charges est indispensable pour lancer un marché, acheter ou sous-traiter une réalisation. Le guide propose donc une check-list qui recense les postes à prendre en compte, les données à transmettre et les questions à ne pas omettre
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Mis à jour le 28/01/2008 | Imprimer | Envoyer

Essentiel pour acheter une solution clé en main (scénario 2) ou sous-traiter la réalisation d'une solution personnalisée (scénario 3), le cahier des charges type peut également se révéler utile dans d'autres contextes à titre consultatif ou complémentaire pour:

  • se faire conseiller,
  • acheter des outils, contenus ou modules additionnels,
  • sous-traiter des développements complémentaires,
  • sous-traiter l'hébergement, le tutorat ou la formation des tuteurs, etc.

Dans tous les cas, préférez un prestataire ou un fournisseur labellisé eTIC, afin de garantir le sérieux de la relation commerciale.

Structure du cahier des charges type

Il est indispensable de partager certaines informations avec les fournisseurs et sous-traitants potentiels afin de leur permettre de répondre de la manière la plus adéquate possible à la demande et d'augmenter les chances de succès. Ce cahier des charges type doit être pris comme une check-list des postes à prendre en compte, des données à transmettre et des questions à ne pas omettre. La ressource de ce guide consacrée à la "Gestion de projets" e-learning peut se révéler utile pour rédiger un cahier des charges.

  • Ressources matérielles et humaines disponibles
  • Objectifs poursuivis
  • Analyse des besoins et profil du public cible
  • description des modules à acquérir d'un point de vue technique et pédagogique
  • Informations complémentaires relatives à la gestion du projet
  • Modalités de paiement

Ressources disponibles

  • Ressources humaines: expertises technique, pédagogique et thématique disponibles en interne
    • les compétences techniques nécessaires pour animer, gérer et administrer un cours en ligne sont de niveaux variables mais généralement plutôt faibles. En effet, les fonctionnalités des plateformes permettent facilement de gérer des groupes d'apprenants, de les inscrire, de les suivre et d'animer les échanges. Les compétences informatiques les plus "pointues" concernent la conception (réalisation) et l'hébergement du cours, mais ces aspects peuvent être sous-traités;
    • les compétences pédagogiques et thématiques (relatives au contenu) nécessaires sont également variables. Le commanditaire possède-t-il des formateurs-maison? Ces derniers sont-ils des experts contenu? Sont-il formés au tutorat en ligne?
  • Ressources matérielles: bien que le matériel nécessaire pour administrer ou suivre un cours en ligne est plutôt basique, il est important de décrire le parc informatique avec précision. Quel est le modèle des ordinateurs, leur âge, leur puissance? Sont-ils connectés en réseau? Y a-t-il des contraintes techniques particulières (solutions logicielles propriétaires, retrait des cartes son, limite du débit, etc.). Il s’agit de garantir l’intégration des modules achetés ou sous-traités avec l’équipement dont on dispose ou de voir s’il faut adapter celui-ci.

Objectifs poursuivis

  • objectifs généraux de l'organisation: Description si possible mesurable (chiffre d’affaires, indicateurs divers, etc.) des objectifs de l'entreprise, afin de faciliter l'évaluation ex post du projet et d'en mesurer les effets;
  • objectifs de formation: Ils sont généralement décrits dans un plan de formation intégré qui précise qui doit être formé, à propos de quoi et comment. Quels sont les objectifs de formation et comment s’inscrivent-ils ou servent-ils les objectifs de l ’entreprise?
  • objectifs du cours: Quelle(s) compétence(s) le cours doit-il permettre d'entraîner? Vise-t-il plutôt des connaissances théoriques ou des savoir-faire pratiques? En général le savoir-faire s’exprime avec des verbes d’action. L’Agence française de normalisation (AFNOR) définit la compétence comme « mise en oeuvre, en situation professionnelle, de capacités qui permettent d'exercer convenablement une fonction ou une activité » (les "Ingrédients pédagogiques" de ce guide proposent une typologie des compétences professionnelles qu'il est possible de développer en ligne).

Profil du public cible

Le profil des apprenants, voire des diverses catégories d'apprenants, doit faire l'objet d'une description aussi détaillée que possible (nombre d'apprenants, âge, localisation, statut professionnel, background ou prérequis thématiques et informatiques, niveau de motivation, profil cognitif, etc.).

Analyse des besoins

L'analyse des besoins (souvent couplée à une analyse de l'existant) consiste à évaluer les forces et faiblesses du projet en regard des objectifs poursuivis, du profil du public cible et de divers paramètres (contexte du projet et contraintes multiples: institutionnelles, économiques, politiques, techniques, etc.). Les résultats de l'analyse des besoins sont déterminants dans la réussite ou l'échec du projet puisqu'ils vont permettre de l'orienter, d'identifier les priorités et d'effectuer les choix pédagogiques et techniques opportuns.

Il est essentiel de transmettre les résultats complets de l'analyse des besoins aux fournisseurs et sous-traitants potentiels, afin qu'ils puissent évaluer la pertinence de la solution identifiée et, le cas échéant, proposer des adaptations et formuler des recommandations. L'e-learning a longtemps souffert de contre-exemples et d'applications malheureuses, souvent imputables à un défaut méthododologique et notamment à une analyse des besoins bâclée. Etant donné l'importance de cette phase, il est essentiel d'y consacrer du temps et de l'énergie afin de ne pas en perdre par la suite. Il est également utile, si non de le sous-traiter, de bénéficier d'un regard extérieur et expérimenté.

Modules à acquérir

Plus la description des modules à acheter ou à sous-traiter sera fine, pointue et détaillée, plus le résultat sera conforme à la demande. Par manque d'expertise interne, cette description, à la fois technique et pédagogique, n'est pas toujours à la portée du commanditaire. Dans ce cas, le fournisseur ou le sous-traitant s'appuiera sur les données disponibles dans ce cahier des charges pour faire une proposition aussi pertinente et efficace que possible (les données du feedback pédagogique du diagostic e-learning peuvent également se révéler précieuses).

Idéalement, la proposition devrait:

  • démontrer la conformité globale de la solution avec les objectifs poursuivis, le profil du public cible et les résultats de l'analyse des besoins;
  • préciser et justifier les choix pédagogiques et les solutions techniques qui en découlent:
    • définition du parcours pédagogique (séquençage ou découpage en modules, scénarios ou activités d'apprentissage, niveau de flexibilité organisationnelle et pédagogique, modularité, durée, adaptabilité, personnalisation, parcours libre, imposé, dynamique, avec points de contrôle, etc.);
    • choix des méthodes d'apprentissage, des modes d'évaluation (certificatif, formatif, etc.) et d'accompagnement (proactif ou réactif) et du type d'interactivité, ainsi que des outils qui permettent d'opérationnaliser ces choix, littéralement de les outiller;
    • choix ergonomique et graphique, choix des médias et des outils multimédias, de suivi et de navigation, etc.;
  • être compatible SCORM, afin de s'adapter aux différentes plateformes e-learning existantes;
  • proposer diverses options de plateformes en décrivant leurs caractéristiques propres (gratuites ou payantes, simples ou complexes, etc.), leurs forces et faiblesses du point de vue des diverses fonctionnalités (administration, communication, gestion et édition de contenu, etc.);
  • préciser l'équipement nécessaire;
  • prévoir une évaluation du projet et, le cas échéant, une phase d'adaptation.

Gestion du projet

Même s'il est important de décrire le contexte du projet, de préciser les objectifs généraux de l'organisation et de fournir le plan de formation s'il existe, il est tout aussi primordial de transmettre au fournisseur ou au prestataire les informations globales relatives à la gestion et à l'organisation du projet particulier.

Comme dans tout projet, qu'il soit autoréalisé, entièrement, partiellement ou totalement sous-traité, le chef de projet (celui qui prend la décision, gère l'équipe de conception ou signe le cahier des charges) inscrit son action dans un processus structuré et suit une méthodologie de gestion de projet cohérente.

Si la plupart des étapes d'un projet se retrouvent dans ce cahier des charges, certaines d'entre elles sortent du cadre restreint de ce dernier et mériteraient d'être signalées au fournisseur ou au prestataire:

  • le plan de communication, qui précise comment mobiliser le public cible du projet;
  • le contrôle de la qualité;
  • l'évaluation de la qualité du projet dans son ensemble, et du cours en particulier, qui permet de vérifier si les objectifs sont effectivement atteints.

Modalités de paiement

Dans le cas d'une sous-traitance, le prix est réglé en une seule fois (indépendant du nombre d’utilisateurs).

Dans le cas d'un achat, le prix peut également être réglé en une seule fois, mais il peut également être calculé par poste de travail (en fonction du nombre d’utilisateurs) ou à la manière d'un abonnement de type locatif (comme dans une bibliothèque).

Pour en savoir plus


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