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dimanche 25 septembre 2016

Scénario 3: sous-traiter la réalisation d'une solution e-learning personnalisée

Ce scénario convient-il à mon organisation et comment l'implémenter? Quels en sont les avantages et inconvénients, les points d'attention et conditions de succès? Comment et à qui sous-traiter la réalisation d'une solution e-learning sur mesure?
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Mis à jour le 28/01/2008 | Imprimer | Envoyer

Sous-traiter une réalisation sur mesure

Ce scénario permet une externalisation partielle des postes à prendre en charge (principalement la conception, éventuellement l'hébergement) pour accéder à l'e-learning et bénéficier de ses atouts (flexibilité, personnalisation, interactivité, etc.). Il vise le développement de compétences métiers spécifiques, voire de modules destinés aux partenaires et fournisseurs (stratégie B to B ou B to A) ou encore de tutoriels dédiés à la clientèle (stratégie marketing B to C). Cette stratégie peut venir en complément d'une stratégie plus globale d'internalisation (cf. 4ème scénario) et/ou d'achat de modules clé en main (cf. 2ème scénario). Si le choix et la configuration d'une plateforme e-learning (gratuite ou payante), ainsi que son hébergement, peuvent également être externalisés (ce qui permet de maîtriser les coûts et dans le cas de l'hébergement de se décharger d'éventuels problèmes techniques à gérer!), son administration (gestion des droits, inscriptions des apprenants, etc.) n'est pas externalisable, ce qui facilite par ailleurs le suivi de l'évolution des compétences des salariés.

Les coûts sont variables et généralement élevés, mais maîtrisés et la rentabilité est assurée par le potentiel d'amortissement (sur la durée d'utilisation et le nombre d'apprenants). Les coûts sont fonction de l'ampleur de la commande (traduite en nombre de jours/hommes) et du niveau de complexité technique exigé (recours à des technologies récentes ou peu fréquente en e-learning, production multimedia riches et abondante, etc.). La conception d'un cours est coûteuse parce que chronophage (c'est pourquoi sous-traiter est souvent une stratégie payante comparativement à l'internalisation de la conception car elle permet de maîtriser les coûts). On considère généralement que la conception d'un cours en ligne prend dix fois plus de temps que sa variante présentielle. Certes avec l'experience des templates et des routines peuvent être développés (c'est ce qui permet aux prestataires de pratiquer des tarifs attractifs pour des réalisations standards, de l'ordre de 3.000 euros pour un module de plus ou moins 8 heures), mais d'une manière générale entre la production des médias (photo, vidéo, audio, animation, etc.) et leur intégration dans un parcours où tout est millimétré et où rien ne peut être laissé au hasard (contrairement au présentiel où une consigne incomplète ou peu claire peut être améliorée facilement, en ligne il n'y a pas de place pour l'approximation, sans quoi l'apprenant est bloqué et se décourage, et c'est ce soucis du détail qui fait au final la qualité des cours en ligne), la conception d'un module e-learning est très consommateur de ressources.

Recommandations:

  • Démarrez petit! Déployez votre projet progressivement en commençant par un projet-pilote et idéalement après avoir testé et évalué des solutions clés en main (scénarios 2) et faites-vous accompagner. Assurez-vous tout au long du projet du soutien hiérarchique et de l'adéquation entre les objectifs de la formation et les objectifs stratégiques de l'organisation!
  • Développer un véritable Plan de formation est essentiel! Celui-ci facilite l'intégration de la stratégie de formation dans celle de l'organisation et en augmente l'efficacité et l'impact. Cela implique de tenir compte de certaines bonnes pratiques en matière de gestion de projets, telles que: réaliser ou faire réaliser une analyse des besoins, coordonner et évaluer l'opération dans sa globalité et répartir les rôles (techniques, pédagogiques, administratifs, etc.), élaborer une stratégie de communication pour promouvoir l'offre de formation auprès de la cible, suivre l'évolution des compétences des salariés, etc. Il est possible de sous-traiter chacun de ces postes, voire utile de faire appel à un consultant pour se faire conseiller ou pour valider les options prises.
  • Mettre en place un système de coaching (au minimum organisationnel, idéalement pédagogique). L'autoformation faisant porter l'essentiel de la charge mentale relative au processus d'apprentissage sur l'apprenant, le tutorat, bien que relativement coûteux et énergivore à mettre en place, est souvent nécessaire, car il joue un rôle de facilitateur et augmente les chances de succès. Il est essentiel de s'informer sur la charge tutorale (c'est-à-dire la charge de travail) qu'impliquent le dispositif et son animation, et de prévoir la formation des tuteurs auprès de coachs spécialisés. Le tutorat peut être organisationnel (rappel des consignes et échéances, relances, etc.) ou pédagogique (assuré par exemple par un mentor, c'est-à-dire un salarié expérimenté de référence). Il peut également être réactif ou proactif. Il est possible de l'externaliser partiellement ou totalement (par exemple, suivi organisationnel et proactif en interne et externalisation du suivi pédagogique et réactif sous-traité, ou inversement). La prise en charge du tutorat est coûteuse, des aides sont cependant disponibles.
Caractéristiques du scénario 3
scénario 3

caractéristiques

Coût plutôt élevé
Contenu sur mesure
Internalisation versus externalisation
scénario 3

internalisation

externalistaion
Conception   X
Hébergement X (X)
Administration X  
Coaching X (X)

Le témoignage ci-dessous illustre ce scénario. Il met en scène la démarche d'Adecco qui a fait réaliser un module e-learning sur mesure pour une de ses entreprises clientes.

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