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Caractéristiques de S3

Le troisième scénario d'adoption de l'e-learning est celui dans lequel l'organisation a un besoin en termes de formation et décide de sous-traiter la réalisation d’une solution e-learning personnalisée. Il s'agit d'un scénario visant une externalisation partielle des conditions à réunir (conception) pour accéder aux atouts de l'e-learning (flexibilité, interactivité, etc.). Le cahier des charges doit préciser clairement le poids de la charge tutorale, qu'impliquera le dispositif et son animation, c'est-à-dire la charge de travail supportable, en regard des ressources dont dispose le commanditaire. Ce scénario implique l'élaboration d'un plan de formation interne à l'organisme, pour une intégration optimale de la stratégie de formation dans son fonctionnement, sa productivité et sa rentabilité.

Le témoignage vidéo ci-dessous illustre ce scénario. Il met en scène la démarche d'Adecco qui a fait réaliser un module e-learning clé en main pour une de ses entreprises clientes.

Réalisations sur mesure: elles visent le plus souvent des compétences spécifiques, voire des savoir-faire pratiques, difficiles à trouver dans les catalogues de formations existants. En outre, au-delà de la formation du personnel ou des fournisseurs, elles peuvent également s’insérer dans une stratégie marketing en proposant divers services à la clientèle: des espaces d'échange et de retour d'information, des modules pédagogiques, des modes d'emploi interactifs, des tutoriels et des démos e-learning afin de présenter la gamme des produits et d'aider les clients à se les approprier, etc.

Quelques exemples illustrant l'application "marketing" de l'e-learning:

• les grands groupes du monde de la finance, des télécommunications ou de l'informatique proposent de plus en plus souvent à leurs clients des tutoriels (pas à pas), modes d'emploi interactifs et démos en ligne sur l'usage de leurs outils (utilisation de logiciels, TV numérique, on line banking, etc.), voire des formations en ligne à part entière. Dans le même esprit, le SPF finance propose un tutoriel en ligne pour l'utilisation de "Tax-on-Web". De même, la Région wallonne propose un tutoriel à destination des entreprises et des administrations montrant comment consulter ou soumettre un marché public;
• De nombreuses grandes marques du bricolage et de l'aménagement intérieur proposent des vidéos et tutoriels dédiés au bricolage.

Si le diagnostic vous oriente vers S3, c'est que les réponses données indiquent qu'a priori ce scénario convient à votre organisation ou qu'elle ne réunit pas toutes les conditions pour prendre en charge la conception, faute d'expertise ou de temps (voir les scénarios 4 et 5). Elle possède la volonté, les ressources humaines, l'expertise et les moyens financiers pour organiser et tutorer elle-même la formation, mais ne réunit pas toutes les conditions pour se lancer dans une autoréalisation (S4 et S5). S3 convient généralement aux grandes structures possédant des moyens humains, techniques et financiers importants et possédant une véritable politique de formation interne. Ce scénario peut cependant convenir à de plus petites structures, soit parce que la formation est leur coeur de métier et que l'investissement sera rentabilisé, soit pour une application marketing.

Les caractéristiques présentées ci-dessous sont purement indicatives. Elles marquent une tendance générale et les contre-exemples sont légion, tant les solutions possibles sont riches et nombreuses et s'appliquent au cas par cas. Néanmoins, la grande majorité des cours e-learning de ce troisième scénario correspondent au descriptif ci-dessous:

• ils ne nécessitent généralement pas de prérequis informatiques importants, ni pour être suivis (point de vue utilisateur), ni pour pour être administrés et tutorés (point de vue gestionnaire);
• ils ne nécessitent généralement pas de prérequis thématiques (contenu matière) importants pour être suivis, mais bien pour être tutorés;
• ils s'insèrent généralement dans un plan de formation et sont généralement tutorés par le commanditaire, soit directement en interne avec des formateurs-maison, soit en le déléguant (sous-traitant) à un organisme tiers et se révèlent, par conséquent, généralement motivants, peu chronophages et n'impactent pas négativement l'organisation;
• ils visent plutôt des compétences spécifiques, tant pratiques que théoriques;
• ils se révèlent généralement onéreux, mais le coût doit être nuancé en fonction de l'amortissement (durée d'utilisation de la formation et nombre de personnes formées).

Remarques générales

Le tutorat joue un rôle de facilitateur et augmente les chances de succès. Ainsi, pour un même niveau de contenu et d'exigence, une formation tutorée nécessitera un niveau d'autonomie et de motivation moins elevé pour l'apprenant. En effet, le coaching ou tutorat permet de faciliter, d'accompagner et de structurer le parcours de formation. Il fait gagner du temps et permet d'entretenir la motivation ou d'anticiper la démotivation des apprenants en favorisant leur persévérance et, partant, leurs performances. Il réduit enfin les éventuels risques d'impacts organisationnels négatifs, en termes de perturbation et de destructuration de l'organisation du travail en équipe, de perte d'efficacité et de rentabilité(voir la ressource tutorat et "Charge tutorale").

Un impact organisationnel négatif n'est pas souhaitable et s'avère dans le cadre de ce troisième scénario inexistant ou très faible. En effet, outre le rôle du tutorat en termes de limitation des éventuels effets organisationnels néfastes, l'e-learning vise à impacter l'organisation dans un sens positif. Il invite à repenser l'organisation et la méthode de travail afin de ne plus scinder production et formation, ce qui implique au minimum l'élaboration d'un Plan de formation en entreprise visant à intégrer formation, gestion des connaissances et production. C'est à ce prix que l'entreprise intègre efficacement le knowledge et le skill management en vue d'améliorer sa productivité et sa rentabilité.

Ressources et outils mobilisables pour implémenter efficacement S3

Comme l'illustre le dessin, le scénario 4 implique principalement le recours aux ressources et outils suivants:

• [1] Contenus théoriques et ressources diverses (méthodologiques, pédagogiques et techniques, organisationnelles, juridiques et financières, etc.) (dans "Concepts et ressources");
• [2] "Diagnostic e-learning", pour l'aide à la décision et, le cas échéant, à la conception;
• [3] Outil de "Calcul de rentabilité" (ROI / BEP) qui permet d'évaluer la profitabilité de l'e-learning dans votre cas particulier;
• [4] "Cahier des charges" type;
• [6] Liste des fournisseurs (contenu et outil) et des prestataires de service e-learning (dans "Catalogue et aides");
• [7] Liste des aides disponibles (dans "Catalogue et aides").

Cahier des charges type [4] et liste des prestataires de services e-learning [6]

Le cahier des "Charges type" et la liste des fournisseurs et, surtout, des prestataires de services e-learning (dans "Catalogue et aides"), constituent la pierre angulaire de ce troisième scénario d'adoption de l'e-learning et permettent de trouver un prestataire et de commander la réalisation d'une solution e-learning personnalisée.

La sous-traitance peut être complétée par des achats d'outils (exemple d'une plateforme) ou de modules complémentaires, ou par le recours à d'autres services, notamment du conseil pour améliorer l'intégration du cours acheté dans la structure de l'organisation ou faire confirmer l'orientation proposée par le diagnostic e-learning. Il est également possible de sous-traiter l'analyse des besoins, de procéder à des adaptations ou des développement spécifiques complémentaires, ou encore de sous-traiter l'hébergement, le tutorat ou la formation des tuteurs, etc.

Dans tous les cas de figure, préférez un fournisseur ou un prestataire labellisé eTIC, afin de garantir le sérieux de l'offre.

Quant au cahier des charges type, il permet de passer commande ou de lancer un marché. Il sert de check-list et recense les postes à prendre en compte, les données à transmettre et les questions à ne pas omettre.

Diagnostic e-learning [2], ressources théoriques [1] et calcul de rentabilité [3]

Le "Diagnostic e-learning" et l'outil de "Calcul de rentabilité" (ROI/BEP) permettent de fonder la décision. Le premier oriente vers des scénarios d'adoption de l'e-learning et le second permet d'évaluer la profitabilité de l'e-learning dans votre cas particulier. En outre, le feedback pédagogique du diagnostic e-learning ainsi que les ressources pédagogiques et techniques du guide permettront de compléter le cahier des charges et de préciser notamment les options technico-pédagogiques souhaitées. Signalons que le portail Learn-on-Line propose également de nombreuses ressources utiles.

Quant aux ressources organisationnelles et financières, ainsi que méthodologiques, relatives à la gestion de projets (dans "Aspects divers" et "Gestion de projets"), elles complètent le volet économique.

Au niveau de la gestion de projets, le respect d'une méthodologie structurée, rigoureuse et cohérente, ainsi que l'élaboration d'un plan de formation permettent d'éviter certains écueils (perte de temps, explosion des coûts, etc.) et de gérer au mieux le processus d'adoption-intégration de l'e-learning dans la structure organisationnelle.

Les coûts relatifs à ce troisième scénario d'adoption de l'e-learning sont variables mais généralement élevés. Au niveau des postes de dépenses traditionnels, S3 s'inscrit non seulement dans la démarche utilisation (point de vue utilisateur), pour laquelle les coûts sont généralement très faibles, mais également dans la démarche gestionnaire, puisque s'il y a externalisation de la conception via la sous-traitance d'une solution e-learning personnalisée (laquelle se révèle généralement coûteuse), il y a également une prise en charge partielle du processus d'adoption de l'e-learning (administration et tutorat).

• Au niveau utilisation, les coûts matériels sont faibles puisque, pour des raisons d'accessibilité, les dispositifs e-learning recourent généralement à des solutions technologiques éprouvées et à du matériel standard, largement diffusé. Quant aux niveaux humain et organisationnel, les gains traditionnels de l'e-learning sont évidents: pas de frais de déplacement, ni de location de salle, pas d'absence prolongée du personnel en formation, etc.
• Au niveau gestion, les prix sont élevés, mais le coût doit être nuancé en fonction de l'amortissement (durée d'utilisation de la formation et nombre de personnes formées).
  • Le coût de sous-traitance d'une solution e-learning personnalisée (externalisation de la conception) est élevé. En outre, plus la conception du cours est techniquement complexe et chronophage, plus le prix sera élevé.
  • La prise en charge partielle du processus d'adoption de l'e-learning, notamment du tutorat (soit directement en interne avec des formateurs maison, soit en le sous-traitant auprès d'un organisme tiers), présente un coût variable (suivant les institutions, le nombre d'apprenants, le type d'accompagnement choisi, etc.). La charge tutorale doit, par conséquent, faire l'objet d'une réflexion approfondie afin d'en déterminer le poids acceptable en regard des ressources disponibles. Le cas échéant, il faudra également envisager la formation des tuteurs (laquelle peut également être déléguée ou sous-traitée).
  • Enfin, il faut choisir une plateforme (gratuite ou payante) et en assurer l'hébergement (soit directement en local, ce qui peut impliquer l'achat de serveurs, soit via le recours aux services d'un hébergeur).

En valeur absolue, si le processus de sous-traitance d'une solution personnalisée est relativement coûteux, il faut cependant nuancer le coût global en regard du nombre de personnes à former et du nombre d'années pendant lesquelles le cours en ligne sera utilisé. Ainsi amorti, l'investissement par apprenant peut se révéler relativement faible.

Enfin, outre les applications marketing, il ne faut pas perdre de vue les gains que peuvent apporter la formation en général (formation des nouveaux, formation continue et remise à niveau, acquisition de nouvelles compétences, apprentissage tout au long de la vie, etc.)et la gestion des connaissances et/ou des compétences en particulier, en termes de flexibilité, de polyvalence et de performance des salariés et, partant, d'efficacité, de productivité et de rentabilité de l'organisation.

• Peter Knight (2004) établit clairement le lien entre développement des connaissances, employabilité des travailleurs et compétitivité des entreprises.
• Une étude du professeur Joep Konings de la KU Leuven montre que la formation professionnelle augmente la rentabilité des organisations au-delà de l'augmentation salariale engendrée.

Catalogue e-learning [5] et aides disponibles [7]

Le catalogue des formations e-learning et la liste des aides disponibles ne jouent pas un rôle central dans ce scénario (voir "Catalogue et aides"). Le Catalogue de formations e-learning du portail Learn-on-Line permet de consulter au préalable l'offre de formation existante. D'autres informations sont disponibles, permettant par exemple de consulter divers opérateurs de formation.