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jeudi 29 septembre 2016

Aspects juridiques, techniques, organisationnels et financiers

Aucun projet e-learning ne peut faire l'économie d'une prise en compte des aspects juridiques, financiers et organisationnels, tant ces problématiques sont cruciales pour une intégration fructueuse et une exploitation efficace de l'e-learning
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Mis à jour le 28/01/2008 | Imprimer | Envoyer

ROI et postes de dépenses

Michel Ledru explique qu'il est difficile, voire impossible, de mesurer scientifiquement l'impact d'une session de formation ou ROI (Return On Investment), qu'elle soit présentielle ou en e-learning, sur la productivité du participant. En outre, les améliorations de performance attendues à l'issue d'une formation sont souvent démesurées. Ce qui est mesurable, c'est la compréhension de la matière enseignée et, le cas échéant, l'utilisation de l'acquis dans le cadre d'exercices ou de simulations, ou encore, la satisfaction de l'apprenant par rapport à la formation (consultez la ressource de ce guide consacrée aux outils et méthodes d'évaluation: voir "Implémentation et évaluation de la qualité" dans "gestion de projets"). Il existe par ailleurs d'autres manières d'appréhender les plus-values de l'e-learning (voir "L'e-learning et ses atouts").

Une étude de faisabilité/rentabilité d'un dispositif e-learning devrait comparer les coûts matériels et humains, relatifs à l'utilisation (point de vue utilisateur), ainsi qu'à la prise en charge (point de vue gestionnaire: conception, administration et animation) de tout ou partie du dispositif de formation, en présentielle, d'une part, et en ligne (ou partiellement en ligne) d'autre part. Ce guide propose un outil de calcul de rentabilité, qui permet d'évaluer la profitabilité de l'e-learning dans votre cas particulier. Cet outil BEP (Break even point) permet d'évaluer, d'une part, le gain de la formation e-learning dans votre cas particulier en regard de la formation traditionnelle, et d'autre part, de préciser à partir de quel moment, par rapport au nombre de personnes à former, l'e-learning devient plus intéressant que la formation traditionnelle.

Les coûts d'utilisation et de gestion

Du point de vue utilisateur, les coûts permettant de suivre un cours en ligne sont généralement faibles. Les coûts matériels sont faibles puisque, pour des raisons d'accessibilité, les dispositifs e-learning recourent à des solutions technologiques éprouvées et à du matériel standard, largement diffusé. Quant aux niveau humainx et organisationnel, les gains traditionnels de l'e-learning sont évidents: pas de frais de déplacement, ni de location de salle, pas d'absence prolongée du personnel en formation, etc.

Les coûts de gestion

Du point de vue gestionnaire, les coûts permettant de concevoir, administrer et animer un cours en ligne peuvent se révéler élevés. Cependant, ces coûts doivent être nuancés en fonction de l'amortissement du cours sur une durée d'utilisation, ainsi que sur le nombre de personnes qui le suivront. Les coûts de gestion se décomposent en coûts fixes et variables.

Les coûts fixes sont composés des postes suivants:

  • les contenus pédagogiques (du simple document mis en ligne au simulateur, en passant par la vidéo, etc.) présentent soit des coûts de production (intervention d'une équipe pluridisciplinaire: pédagogue, expert contenu, web designer), soit des coûts d'acquisition de droits pour des produits "sur étagères";
  • les infrastructures: logiciels et outils multimédias, réseaux et matériels informatiques, nécessaires au bon fonctionnement de la plateforme et à la diffusion/utilisation de son contenu;
  • l'administration des apprenants (ou logistique de l'apprentissage) est facilitée par les plateformes e-learning (voir la ressource de ce guide consacrée aux "Plateformes e-learning" dans "Outils e-learning"). Il faut gérer l'agenda des coaches, surveiller la progression des apprenants, évaluer les variations de performance, interagir avec les coaches et/ou les apprenants, etc. Ce poste fixe est le seul dont le coût augmente avec le nombre d'apprenants. Les autres postes fixes chutent à mesure que le nombre d'apprenants s'accroît.

Ces coûts fixes peuvent être entièrement ou partiellement pris en charge, puisqu'une partie des coûts peuvent être externalisés (voir les divers "Scénarios" d'adoption de l'e-learning proposé dans ce guide). L'appréciation des coûts doit donc tenir compte du nombre d'étudiants et de la durée d'amortissement.

Les coûts variables sont composés des postes suivants:

  • les coûts variables faibles sont principalement liés au travail collaboratif et aux connexions Internet, extranet, intranet qui en découlent;
  • les coûts à maîtriser sont plus nombreux, ils sont principalement liés au tutorat. Si l'utilisation des outils de communication en ligne se révèle moins onéreuse que le téléphone ou le courrier postal, celle-ci peut, par contre, se révéler très chronophage (voir la ressource de ce guide consacrée à la "Charge tutorale");
  • les coûts sensibles sont ceux relatifs à l'hébergement (proportionnel au nombre de cours et surtout au nombre d'apprenants), éventuellement au débit s'il dépasse les standards Internet (mais c'est peu fréquent), et surtout à la formation du personnel (conception, tutorat, administration d'un cours en ligne), ainsi qu'à l'accompagnement du changement.

La question du retour sur investissement est à l'évidence plus complexe que la comparaison des montants alloués aux déplacements, au logement et à la location d'infrastructures, selon que l'on choisit un contexte présentiel ou e-learning. Quant à la question de l'amélioration des performances suite à une formation en e-learning, elle reste entière et difficilement mesurable (voir les "Atouts", notamment économiques, dans "L'e-learning et ses atouts").

La distance entre compétence et performance (knowing-doing gap)

En entreprise, on confond souvent compétence et performance. Piaget définissait la compétence comme l'intelligence en mouvement. La compétence se traduit par la prise d'initiatives adaptées à une situation de travail. La prise d'initiatives et la prise de décisions mobilisent des savoirs (ou connaissances), des savoir-être (ou comportements) et, enfin, de l'expérience qui se base sur des métaconnaissances liées à la pratique.

La performance est une compétence qui s'exerce dans un cadre contraignant. Il faut atteindre un objectif dans une limite de temps et avec des moyens définis. L'influence de tous ces éléments extérieurs empêche de faire une liaison pure et simple entre les performances des travailleurs et les formations qu'ils reçoivent. Cela complique donc encore l'estimation du ROI.

Aspects juridiques et normatifs

Les questions d'ordre juridique et normatives (SCORM, LOM, GPL, etc.) sont à la fois très spécifiques et en constante évolution. Elles nécessitent, par conséquent, de mobiliser une expertise pointue et régulièrement mise à jour. C'est pourquoi le guide e-learning préfère renvoyer le lecteur vers des sites Internet spécialisés:

Signalons simplement qu'il existe actuellement trois organismes principaux qui éditent des normes relatives à la standardisation du matériel pédagogique:

  • l'ADL (Advanced Distributed Learning), issue du département de la défense américaine, édite les standards SCORM (Sharable Content Object Reference Model);
  • l'IEEE Learning Technology Standards Committee a défini la norme Learning Object Metadata (LOM);
  • l'IMS Global Learning Consortium propose divers standards fondés sur les normes LOM et SCORM:
    • IMS Simple Sequencing définit l'organisation des activités pédagogiques,
    • IMS Content Packaging sert à diffuser un module d'apprentissage (contenus et activités),
    • IMS Question and test interoperability (IMS-QTI),
    • IMS Learning Design Specification (IMS-LD),
    • etc.

Aspects techniques généraux

Les aspects techniques généraux permettent d'attirer l'attention sur quelques considérations connexes en matière d'accessibilité et de sécurité.

Du point de vue utilisateur, l'e-learning est très accessible. En effet, les outils e-learning, c'est-à-dire les applications e-learning des outils technologiques, n'impliquent généralement pas le recours à des technologies logicielles coûteuses, ni au haut débit. Au contraire, afin de favoriser l'accessibilité au plus grand nombre, les dispositifs e-learning recourent à des solutions technologiques éprouvées, faciles à utiliser, et à du matériel standard, largement diffusé.

Cependant, cette large accessibilité technologique n'est pas toujours suffisante! En effet, de trop nombreuses organisations opèrent des choix très stricts en termes de sécurisation interne et externe de leur réseau, afin de lutter contre les intrusions extérieures, mais également, contre toute utilisation ludique de l'ordinateur professionnel (sur le lieu de travail). Cela conduit dans les cas extrêmes à la suppression de la carte son ou du logiciel de lecture d'image ou de vidéo, ce qui complique, voire interdit, de suivre un cours en ligne avec ses nombreux supports multimédias, utilisant le son, l'image et la vidéo.

En effet, les générations actuelles d'intranet sont souvent à la limite de la saturation. De plus, les usages métiers de l'intranet sont souvent privilégiés au détriment des usages formation et certains firewalls peuvent ainsi poser des problèmes d'accès aux tutoriels et cours en ligne. Il faut cependant éviter de mettre en place des dispositifs appauvris sous peine d'échec pur et simple.

Du point de vue de la gestion (conception, administration et animation), les outils et compétences à mobiliser peuvent devenir plus complexes. Si les compétences techniques requises pour administrer ou animer une formation en ligne sont équivalentes à celles requises pour suivre la suivre en ligne, celles nécessaires pour concevoir un dispositif sont un peu plus complexes (élaboration de parcours pédagogiques). Ainsi, lorsqu'il y a mise à disposition d'un dispositif e-learning, que ce soit via achat (scénario 2), sous-traitance (scénario 3) ou auto-réalisation (scénarios 4 et 5), le matériel, les solutions et les outils techniques nécessaires peuvent devenir plus complexes et onéreux.

Pour en savoir plus

  • Learn-on-Line Lien externe
    Portail de l'e-learning en Belgique francophone. Il propose un catalogue de formations e-learning, de multiples ressources et des espaces d'échange à destination des particuliers, des entreprises et des formateurs, qu'ils soient concepteurs ou tuteurs
    http://www.learn-on-line.be
  • General Public License GNU GPL Lien externe
    La Licence publique générale GNU (GNU GPL) fixe les conditions légales de distribution des logiciels libres du projet GNU
    http://www.gnu.org/copyleft/gpl.html
  • Advanced Distributed Learning (ADL) Lien externe
    L'ADL édite les standards SCORM
    http://www.adlnet.gov
  • IEEE Learning Technology Standards Committee Lien externe
    Comité qui a défini la norme Learning Object Metadata (LOM)
    http://www.ieeeltsc.org
  • Normes IMS Lien externe
    L'IMS Global Learning Consortium propose divers standards fondés sur les normes LOM et SCORM
    http://www.imsglobal.org
  • Belgian Sector Normalisation Operator Agoria ICT Lien externe
    En tant qu'Opérateur Sectoriel de Normalisation (OSN), Agoria ICT gère les commissions belges de standardisation
    http://www.ictstandards.be
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