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lundi 11 décembre 2017

Communes en ligne: création et promotion d'un site Web communal

Comment mettre en oeuvre un site Web communal d'information orienté vers le citoyen? Comment le faire vivre, le maintenir, le valoriser et le développer. La Région wallonne a publié deux guides de référence à l'usage des communes wallonnes
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Mis à jour le 16/06/2004 | Imprimer | Envoyer
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Vade-mecum pour la création d'un site communal d'information orienté vers le citoyen

Ce vade-mecum concerne principalement les sites Web communaux orientés vers le citoyen, c'est-à-dire des sites Web qui, s'ils ne sont pas nécessairement techniquement réalisés par les communes, le sont sous leur responsabilité directe et dans un objectif d'administration en ligne. Il propose néanmoins des informations à tout constructeur de site Web à contenu local.

Les sites visés, à savoir des sites qui ont la plupart du temps une adresse du type www.nomcommune.be, ne représentent pas la totalité des sites qui proposent aux citoyens ou aux touristes des informations sur une commune. Certains sont le fait de particuliers ou d'associations soucieuses du développement de leur commune ou de l'implication des citoyens dans son développement. D'autres sont réalisés par des intercommunales, des agences de développement économique, des provinces, des sociétés privées, etc. Quel que soit l'intérêt de ces sites, ils ne sont pas directement visés par le vade-mecum, même si certains de ses éléments peuvent utilement s'y appliquer.

Objectifs

L'objectif de ce vade-mecum est d'aider, de conseiller et d'accompagner les communes wallonnes dans la création d'un site communal d'information orienté vers le citoyen. Il décrit les principales étapes qui jalonnent la mise sur pied d'un tel projet et examine successivement les principales questions à poser et les réponses diversifiées qui peuvent leur être apportées. Il répertorie également quelques exemples de réalisations concrètes en Wallonie et à l'étranger.

En définissant le contenu minimal pour un site communal d'information orienté vers le citoyen, le Gouvernement wallon souhaite notamment donner la possibilité aux communes non encore présentes sur Internet de se mettre à niveau et de rejoindre celles qui ont développé un tel site, parfois dans le cadre de programmes financés par la Région wallonne. Cependant, ce vade-mecum s'adresse également à ces communes plus avancées afin de guider leurs réflexions ou d'améliorer leur site dans l'optique d'une simplification des formalités administratives et du développement du guichet unique sous forme électronique.

Par rapport à l'objectif arrêté par le Gouvernement wallon le 9 décembre 1999 de développer un site Internet orienté vers le citoyen dans toutes les communes de Wallonie, ce vade-mecum se veut un point de repère, un outil d'aide aux communes, une source de conseils. Cependant, l'efficacité de ces conseils est relative. En effet, les sites communaux ne persisteront et n'amélioreront efficacement la qualité du service public que s'ils sont conçus pour vivre plusieurs années et mis à jour en permanence. La maintenance des sites doit pouvoir être réalisée directement au départ de l'administration communale par des agents non-spécialistes de l'informatique de manière à assurer l'actualisation permanente des informations sans entraîner des frais récurrents pour les communes. Les objectifs poursuivis par chaque commune doivent être clairement précisés dès le départ en parfaite harmonie avec la réalité et la spécificité de chaque commune.

Les sites communaux visés par ce vade-mecum sont des sites Internet d'information, de transaction et de communication.

  • des sites d'information: les sites consacrés à des administrations (locales, régionales, fédérales ou d'un autre niveau), ont pour objectif de diffuser un maximum d'informations pertinentes. Il ne s'agit pas de noyer l'utilisateur sous un volume important d'informations, mais de mettre à sa disposition diverses informations utiles, présentées de manière structurée, pour lui permettre de trouver facilement et rapidement la réponse à ses questions. Les informations relèveront notamment des domaines administratifs, politique et pratique;
  • des sites de transaction: l'aspect transaction va plus loin que la simple mise à disposition d'informations. L'implication de l'utilisateur est plus importante: il ne s'agit plus seulement de chercher une information, mais d'effectuer une commande ou une réservation: possibilité de commander électroniquement des documents administratifs ou d'autres types de documents, de remplir différents formulaires (administratifs ou non), d'effectuer des réservations;
  • des sites de communication: le site communal est aussi un site de communication: de la commune vers les citoyens mais aussi des citoyens entre eux. Différents modes de communication peuvent être envisagés: adresses électroniques, listes de diffusion, forums de discussion, petites annonces, etc. Chaque commune choisira le ou les mode(s) le(s) plus adéquat(s).

9 étapes

Ce vade-mecum est structuré en différentes étapes:

  1. Prendre connaissance du contexte de développement
  2. Définir le cadre général du projet
  3. Désigner un responsable du projet et identifier les acteurs de son développement
  4. Rechercher des sources de financement et des possibilités de partenariat
  5. Créer le site
  6. Préparer l'administration
  7. Développer le contenu du site
  8. Stimuler l'usage
  9. Evaluer le projet

Valoriser son site Internet communal

Ce guide tire les conclusions d'une triple étude (enquête, analyse économique et analyse organisationnelle) réalisée pour le compte de la DGPL par les équipes de Microresearch, Novabilis et NT-Logic auprès d'une trentaine de communes pilotes engagées dans le programme téléservices.

C'est un retour d'expérience vers l'ensemble des 262 communes wallonnes qui se veut résolument utile et pratique. Il s'agit pour chacun de faire le point sur ce qui existe, d'anticiper les étapes suivantes, de compléter son équipement et de valoriser les investissements en temps et en argent consentis dans ces nouvelles technologies.

Une étude, neuf champs pratiques d'investigation

L'étude a été menée auprès d'une trentaine de communes en janvier et février 2000. Au terme de cette étude, cinq séminaires réunissaient consultants, représentants du Ministre, fonctionnaires de la DGPL et communes pilotes. Ces séminaires ont permis d'approfondir les défis rencontrés par les uns et les autres sur des thèmes précis entre octobre et novembre 2000:

  1. la mise en réseau de bases de données et de pôles d'information "intra-communaux" ou "communes-Région" ou comment valoriser ses investissements NTIC à court terme;
  2. structurer sa gestion prévisionnelle, barémique (RGB) et statutaire des emplois avec les NTIC;
  3. transformer un investissement dans les NTIC en outil décisionnel et en tableau de bord;
  4. appliquer les NTIC aux questions de suivi budgétaire et à la nouvelle comptabilité communale;
  5. mettre les NTIC communales au service des citoyens.

Il s'agit surtout de transformer des potentialités technologiques en améliorations concrètes de la gestion des affaires publiques et du service aux citoyens, de valoriser les investissements et les efforts consentis par la Région et les pouvoirs communaux. Il est apparu que si les équipements liés à ces nouvelles technologies de l'information et de la communication se multiplient et se développent bien, il est maintenant impératif d'accroître la quantité et la qualité de contenu qu'ils vont véhiculer.

Au terme de l'ensemble des études et des séminaires, neuf pistes concrètes d'actions ont pu être dégagées:

  1. le défi de l'actualisation et de la maintenance du site tant en termes de technique que de qualité et de rafraîchissement de l'information contenue dans le site communal: ce qui pose la question des outils, de l'autonomie et de la gestion des contenus;
  2. la multitude de possibilités existant déjà, qui permet la démultiplication de l'interactivité sur votre site actuel: c'est tout l'enjeu de passer d'un site"statique"à un site"dynamique ";
  3. initier et associer le plus largement possible les services communaux et la communauté communale, c'est se donner une richesse et une diversité d'information augmentant à chaque fois l'intérêt de l'ensemble du site, à condition du moins d'avoir des outils de navigation, de découverte et des logiques d'accès efficaces dans des ensembles d'informations de plus en plus vastes. Nous abordons dans cette piste en fait le véritable obstacle n°1 à la valorisation aisée des sites: deux Wallons sur trois n'ont pas de connexion directe à Internet ! Il faut donc aussi promouvoir l'existence et la consultation du site grâce à des lieux de sensibilisation et de formation. C'est là le défi posé en termes d'accessibilité des services communaux diffusés sur Internet;
  4. pour utiliser le site, le citoyen, l'internaute doivent au moins en connaître l'adresse exacte. Si en utilisant le nom de la commune, les pouvoirs locaux se simplifient la vie, la promotion d'un site communal n'en est pas moins essentielle en termes de valorisation directe de l'investissement surtout pour les communes qui désirent toucher les touristes, les investisseurs ou les partenaires possibles partout dans le monde: utiliser et croiser les copromotions est une piste intéressante financièrement et qualitativement;
  5. consulter un site est un acte volontaire: il faut se connecter, introduire l'adresse ou la rechercher sur un moteur de recherche et surtout y penser. Pousser l'information -via par exemple la messagerie ou le gsm, permet de leur rappeler l'existence du site, démultiplie les visites, fidélise et surtout joue pleinement son rôle d'information puisque des systèmes d'appel ou d'alarme peuvent prévenir de la mise en ligne d'une nouvelle information les intéressant;
  6. la plupart des sites communaux exploitent essentiellement la fonction d'information. Or, il existe bien d'autres applications, d'autant que le site Internet est vécu comme s'adressant au grand public; en interne aussi, à destination des équipes communales et de leurs partenaires - sur Intranet ou dans une zone de travail réservée du site grand public - il est temps de tester - par exemple - les fonctions de coordination;
  7. au delà des fonctions information et coordination, un site Internet communal peut aussi surtout devenir un producteur du service en ligne: éviter des déplacements, satisfaire dans des délais aussi courts que d'autres prestataires de servicesetc. Le service au public peut offrir un confort et une rapidité appréciable aux citoyens. La mise en oeuvre de tels services de délivrance de documents, d'inscription ou d'aide à la décision en direct sur le site posent d'intéressants défis aux équipes communales, elles en prouvent aussi les potentiels et le souci du service au public;
  8. la plupart de ceux qui se lancent dans des initiatives NTIC ont généré un groupe de travail, adopté une logique de projet inter-services et même créé de nouvelles fonctions dont celles de webmaster, support utilisateurs, formateurs, animateurs d'espace citoyen ou rédacteurs web, etc. au delà de nouvelles fonctions, la mise en oeuvre des NTIC nécessitera tout un ensemble de nouvelles compétences, de besoins de formations pratiques, de nouveaux savoir-faire et de nouveaux réflexes;
  9. Internet peut vous ouvrir de nouvelles formes de collaborations avec d'autres communes partout dans le monde, et vous inviter à tenter de nouvelles supracommunalités au service de vos projets et des initiatives culturelles, sportives, économiques, sociales et fonctionnelles innovantesetc. le partage d'expérience, la mutualisation d'équipements ou le partage des coûts: voilà autant d'atouts pour mieux réussir avec ceux qui vous ressemblent ou partagent une volonté commune partout dans la francophonie, partout en Europe, partout dans le monde.

Pour en savoir plus

  • Cellule interfacultaire de technology assessment (CITA) Lien externe
    Centre de recherche spécialisé dans l'évaluation des nouvelles technologies et plus particulièrement des technologies de l'information et de la communication (TIC)
    http://www.fundp.ac.be/facultes/info/recherche/cita
  • Easi-Wal Lien externe
    Le Commissariat wallon e-administration et simplification est l'organe en charge de la simplification administrative et de l'e-gouvernement en Région wallonne. Il dépend du Ministre-Président et est au service de l'ensemble des membres et services du Gouvernement wallon
    http://easi.wallonie.be
  • Guide juridique pour la création et la gestion d'un site Internet communal (.PDF 591 k)
    Guide élaboré par l'Union des Villes et Communes de Wallonie, en collaboration avec le Centre de Recherches Informatique et Droit (CRID) des Facultés universitaires Notre-Dame de la Paix de Namur. Six grands thèmes sont abordés: la création et l'hébergement du site communal, les services pouvant être offerts par la commune, la protection de la vie privée, le respect de la propriété intellectuelle, la responsabilité et la sécurité technique
    http://www.awt.be/contenu/tel/gov/guide_juridique_communes.pdf
  • Cahier des charges pour la création d'un site Internet communal (.PDF 42 k)
    Réalisé par la DGPL avec la collaboration de la CITA et de l'UCL, ce document reprenait le contenu minimal auquel doit répondre un site Internet communal pour les communes désirant obtenir la subvention de 4957 euros conformément à l'arrêté ministériel du 2 mars 2000 du Ministre des Affaires intérieures et de la Fonction publique
    http://www.awt.be/contenu/tel/gov/cahier_charges_site_communal.pdf
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