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dimanche 4 décembre 2016
Le Business to Administration (B2A) et l'e-gouvernement
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Gestion de dossiers électroniques inter et intra-organisations

Echanges de dossiers au sein d'une administration, entre administrations d'un même niveau de pouvoir et entre administrations et organisations externes
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Mis à jour le 09/05/2001 | Imprimer | Envoyer

Elle concerne la gestion des échanges de dossiers:

  • au sein de différents services d'une administration;
  • entre les administrations relevant de différents niveaux de pouvoir (local, régional, fédéral);
  • entre les administrations et des organisations externes aux administrations.

La gestion des permis d'urbanisme concerne l'échange:

  • d'un dossier comprenant une demande, des plans, des photos, des formulaires, des notes, des avis, etc.;
  • entre le demandeur et une administration communale;
  • entre les différents services d'une administration communale (urbanisme, travaux voirie, environnement, etc.);
  • entre l'administration communale et les services du ministère de la Région wallonne (centres extérieurs ou centraux de la DGATLP, etc.);
  • entre le demandeur, l'administration communale ou l'administration de la Région wallonne et le Gouvernement wallon en cas de recours auprès de l'exécutif.

La gestion de dossiers électroniques dans le cadre de l'e-gouvernement est un cas particulier de business to business (B to B), correspondant au modèle des relations transactionnelles. Par analogie avec l'e-business, il serait logique de parler d'administration to administration.

La gestion des dossiers électroniques fait appel à la technologie de gestion des flux de travail, le workflow. Cette technologie doit offrir des fonctionnalités relatives à la gestion:

  • d'une organisation avec ses services, ses acteurs et les rôles qu'assurent ces derniers;
  • des dossiers et des documents qu'ils contiennent, des formulaires associés aux documents, des droits d'accès sur les documents;
  • des procédures de travail caractérisées par:
    • les types de tâches à réaliser;
    • l'enchaînement des types de tâches, enchaînement intra et inter-organisations;
    • les documents nécessaires à leur exécution;
    • les résultats attendus;
    • les délais relatifs à l'exécution des tâches;
    • l'affectation des tâches aux acteurs;
  • des interfaces avec les outils logiciels ou manuels utilisés par les acteurs dans leur poste de travail.

L'emploi de ce type de technologie doit permettre une plus grande transparence dans le traitement d'un dossier ainsi qu'une plus grande efficacité.

La plate-forme AdmiPro développée à l'initiative du Gouvernement de la Région wallonne et de la ville de Namur est une plate-forme générique de gestion des flux de travail (workflow). Elle permet de gérer les échanges de messages et de documents entre différentes organisations (flux inter-organisations) ainsi que les échanges entre différents postes de travail propres à une organisation (flux intra-organisations).

Plate-forme générique de gestion des flux de travail

La gestion des dossiers électroniques sera fréquemment combinée avec la gestion de formulaires électroniques. C'est le cas de l'application de la plate-forme Admi Pro appliquée à la gestion des permis de bâtir : elle intègre la gestion de formulaires électroniques telle que définie par le Gouvernement wallon.

Cette gestion implique au même titre que celle des formulaires électroniques une adaptation progressive des méthodes de travail, des procédures d'organisation et des dispositions réglementaires.

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