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jeudi 23 octobre 2014

Simplification administrative et e-gouvernement

La journée "Simplification administrative et e-Gouvernement" organisée par Easi-Wal s'est déroulée le 23 janvier 2008 au théâtre de Namur. Plusieurs projets remarquables ont été mis à l'honneur
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Mis à jour le 06/02/2008 | Imprimer | Envoyer

Chaque année, le commissariat Easi-Wal organise une journée dédiée à la présentation de projets d'e-gouvernement ou de simplification administrative. Rudy Demotte, Ministre-Président de la Région Wallonne et Denis Cornet, Commissaire adjoint en charge de l'e-gouvernement au commissariat Easi-Wal ont présenté le nouveau portail des marchés publics.

La deuxième partie de la journée était consacrée à deux tables rondes réunissant des responsables de projet d'e-gouvernement. Parmi ces réalisations, trois ont particulièrement retenu notre attention:

  • PloneMeeting,
  • Certification ISO du Service général d'audit budgétaire et financier du Ministère de la Communauté française,
  • Simplification du processus de demande de subsides pour les CPAS.

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PloneMeeting

PloneMeeting est un logiciel destiné à être utilisé par les autorités locales ou régionales pour la gestion de leurs réunions officielles. Les fonctionnalités et l'apparence peuvent être adaptées aux besoins de presque tous les organismes de prise de décision qui doivent archiver les comptes rendus de réunions et publier les décisions ainsi que les documents associés.

PloneMeeting fait partie de la série d'applications "PloneGov". Une vaste communauté d'utilisateurs, d'analystes et de programmeurs ont uni leurs efforts pour fabriquer un produit qui peut facilement être partagé et mis en place dans de nombreuses organisations qui ont des besoins communs, mais aussi des spécificités.

Les principales fonctionnalités de PloneMeeting sont:

  • soumission de réunion ainsi que de documents associés,
  • création et planification des ordres du jour,
  • gestion des décisions liées à chaque point discuté,
  • génération des ordres du jour et les rapports en PDF, ODT, RTF ou DOC,
  • gestion des rôles, des permissions et des flux de travail entre tous les individus impliqués dans le processus de décision,
  • gestion des éléments exceptionnels,
  • gestion des articles et des statuts de réunions: créé, proposé, validé, publié, en retard, ont refusé, accepté, etc.

Certification ISO de l'audit budgétaire et financier du Ministère de la Communauté française

Dans le cadre d'une politique d'amélioration et le respect de la norme professionnelle d'audit interne, préconisant une évaluation externe de l'organisation du service d'audit, le SGABF s'est lancé en 2007 dans une certification ISO 9001:2000. Cette initiative du SGABF fut également motivée par la volonté d'être le service pilote au sein du MCF (comme pour d'autres projets d'amélioration: l'auto évaluation CAF, la gestion électronique des documents, etc.), mais aussi d'obtenir une reconnaissance interne et externe par rapport au travail accompli par l'ensemble du service.

La certification ISO 9001:2000 a été obtenue en décembre 2007. Elle porte sur le système de management de la qualité du SGABF. Le management de la qualité est le système permettant de gérer les processus afin de fournir un produit ou un service conforme aux exigences des clients et à la réglementation applicable.

Au contraire d'autres normes ISO qui se rapportent aux aspects techniques du produit ou du service livrable, la norme ISO 9001:2000 se rapporte à un système. Elle reprend une série de conditions à respecter dans les quatre domaines suivants:

  • responsabilités de la direction,
  • management des ressources,
  • réalisation du produit et mesures,
  • analyse et amélioration.

Pour chaque domaine, la norme décrit les obligations auxquelles l'organisation doit répondre pour être certifiée. Pour mettre en œuvre la norme ISO 9001:2000, le SGABF a réalisé un travail d'équipe important qui a porté, entre autres, sur:

  • la description précise de ses processus et les interrelations entre ceux-ci;
  • la mise en place de procédures imposées par la norme;
  • l'analyse des besoins et attentes de ses parties prenantes;
  • le lien entre les différents outils de gestion de ressources humaines déjà utilisés;
  • la mise à jour et l'amélioration de son tableau de bord tant stratégique qu'opérationnel.

Simplification du processus de demande de subsides pour les CPAS

L'objectif du projet mené par la Direction générale de l’Action sociale et de la Santé était de simplifier et sécuriser la saisie des informations à la source (CPAS) et d'améliorer le contrôle des demandes de subvention à partir d’un flux de données de contrôle provenant de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale.

Jusqu’en 2006, les CPAS rentraient un document papier de demande de subvention sur lequel étaient repris les renseignements nécessaires liés aux travailleurs. Les documents papiers étaient parcourus et validés (calculs) ou invalidés, en tout ou en partie selon les normes réglementaires, par l’administration. La subvention était alors calculée pour chaque demande. En complément des formulaires papier et en confirmation des demandes, les CPAS devaient joindre les attestations ONSS pour chacun des travailleurs repris dans ce programme d’insertion sociale.

En 2005, une première simplification dans la saisie des renseignements est apportée par la mise en pratique de la récolte des informations via un fichier de tableur susceptible d’être facilement récupéré avec possibilité d'extraction des données pour traitement informatique. L’ONSS, dans un souci de simplification administrative, refuse de fournir certaines attestations au format papier (art. 61, les travailleurs mis au travail chez un privé extérieur au CPAS.) Une autre solution était donc nécessaire.

Le Cabinet de Christianne Vienne, alors Ministre de la Santé, de l'Action sociale et de l'Egalité des chances, la DGASS, la Direction de l’Informatique du Secrétariat général et la Cellule Easi-Wal ont tous collaboré pour apporter une solution technique concrète.

L’exercice 2007 de collecte des demandes de subvention, basé sur l’articulation d’un formulaire électronique intelligent, d’une base de données sources, d’une interrogation de la BCSS et d’une validation de l’administration a été pour l’ensemble concluant. 2008 verra le second exercice, incluant des améliorations tant pour les CPAS que pour l’administration.

Pour en savoir plus

  • PloneMeeting Lien externe
    Logiciel de gestion de réunions officielles comme les réunions du Gouvernement wallon ou celles des collèges communaux
    http://www.plonegov.org/products/plonemeeting
  • Service général d'Audit budgétaire et financier Lien externe
    Réalisation d'évaluations qualitatives et quantitatives, particulières ou générales visant à promouvoir l'efficacité et l'efficience et à garantir la conformité aux lois et règlements
    http://www.audit.cfwb.be
  • Direction Générale de l'Action Sociale et de la Santé (DGASS) Lien externe
    La DGASS assume les matières relatives à la santé et la protection des personnes, qu'elles soient malades, âgées ou socialement défavorisées. Elle participe à plusieurs comités nationaux et internationaux et subventionne des recherches dans ce secteur. Rubriques: aides familiales, CPAS, hôpitaux, maisons de repos, services extérieurs, etc
    http://socialsante.mrw.wallonie.be
  • Organisation internationale de normalisation (ISO) Lien externe
    L'ISO a pour mission de favoriser le développement de la normalisation et des activités connexes dans le monde, en vue de faciliter entre les nations les échanges de biens et de services et de développer la coopération dans les domaines intellectuel, scientifique, technique et économique
    http://www.iso.org
  • Marchés publics: un seul portail, beaucoup d'opportunités
    Les marchés publics atteignent chaque année plusieurs milliards d'euros. Travaux, fournitures ou services, ils couvrent tout le spectre des activités économiques. Un nouveau portail offre désormais un accès unique à ces marchés
    http://www.awt.be/web/gov/index.aspx?page=gov,fr,foc,100,060
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