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mercredi 28 septembre 2016

MobMinder: les rappels de rendez-vous par SMS

Les rendez-vous oubliés des clients coûtent cher aux professionnels. MobMinder, c'est un agenda intelligent qui transmet des rappels par mobile. L'AWT a rencontré MAg.Net.O qui a développé cette solution idéale pour éviter tout oubli
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Mis à jour le 27/03/2009 | Imprimer | Envoyer

Une idée simple et originale

  • Qui? Mag.Net.O
  • Quoi? Agenda intelligent MobMinder
  • Quand? Société créée en 2004
  • Combien? 2 personnes
  • Où? www.mobminder.com

Garagistes, dentistes, médecins, agents immobiliers, commerciaux ... tous fonctionnent sur le mode du rendez-vous. Il arrive malheureusement que ces rendez-vous soient oubliés, annulés en dernière minute, voire simplement évités. Autant de pertes d'argent et de temps liées à une faille en termes d'organisation.

Pour palier ce problème, l'entreprise MAg.Net.O a mis au point MobMinder. Cet outil "Web based" permet d'organiser rapidement des rendez-vous professionnels et d'envoyer des rappels aux visiteurs via mobile, quelques heures avant leur rendez-vous.

Comment ça marche?

Les étapes de prise de rendez-vous sont simples:

  • un annuaire permet d'enregistrer les visiteurs, clients ou patients, dans le système. Lors de la prise de rendez-vous, les premières lettres d'un nom ou d'une adresse, ou les premiers chiffres d'un numéro de téléphone aident à retrouver la personne dans une liste de propositions;
  • en fonction des préférences (en termes de jours et d'horaires) de celle-ci et des disponibilités du professionnel, ainsi que du temps requis pour le rendez-vous, le système offre une visualisation des plages horaires disponibles;
  • le rendez-vous est fixé en sélectionnant l'une de ces plages horaires. Une note peut y être ajoutée;
  • une confirmation de rendez-vous est envoyée sur le mobile de la personne;
  • et quelques heures avant son rendez-vous, un rappel lui est également transmis via mobile.

Les paramètres du rendez-vous sont riches et gérés en toute transparence par le système:

  • choix du ou des praticien(s) (par exemple dans un cabinet regroupant plusieurs médecins) en fonction:
    • des exigences ou habitudes du visiteur,
    • des exigences techniques d'intervention;
  • croisement d'agendas;
  • réservation de salles, d'équipement, de véhicules, etc. en fonction des besoins et disponibilités;
  • etc.

Les SMS sont personnalisables et les envois modulables. Par exemple, il est tout à possible d'envoyer un rappel à un client la veille ou une semaine avant s'il le désire, alors que le délégué commercial préférera le recevoir seulement deux heures avant le rendez-vous.

Un interfaçage qui met la personne à l'aise

Certains rendez-vous sont manqués par simple oubli, d'autres sont le fait d'impondérables.

Si la personne peut prévoir cet empêchement quelques jours, voire quelques heures, à l'avance, elle annulera son rendez-vous par simple réponse au SMS de confirmation ou de rappel de rendez-vous reçu.

Cette manière de procéder est idéale pour les clients mal à l'aise à l'idée de téléphoner au professionnel ou à son secrétariat pour une annulation. Si cela est réalisé dans les temps, l'agenda du professionnel peut être réorganisé et la plage horaire immédiatement attribuée à quelqu'un en attente.

Changer de méthode

D'après les sondages de Mag.Net.O, 8 à 12% des rendez-vous sont oubliés, suivant la profession. Chaque rendez-vous manqué est une perte financière nette et constitue aussi un coût indirect par l'inoccupation du personnel et des frais fixes tels que l'utilisation des bâtiments, le chauffage ou l'électricité. Il faut aussi tenir compte du temps passé au téléphone pour prendre ces rendez-vous inutiles.

Certains systèmes de rappels existent déjà, mais manquent d'efficacité:

  • cartes mémo (souvent perdues);
  • courrier de rappel (coûteux et peu efficace);
  • appels téléphoniques, qui demandent beaucoup d'organisation et reviennent relativement chers;
  • sanctions faisant suite aux oublis, parfois efficaces mais forcément mal perçues par la clientèle;
  • etc.

Les systèmes d'enregistrement de rendez-vous sont également peu adaptés:

  • le système informatique est souvent peu portable, cher et rigide;
  • l'agenda papier est très flexible, mais il est difficile d'y retrouver les rendez-vous liés à une personne et devient vite brouillon lorsque des changements sont opérés.

MobMinder tente de résoudre les problèmes de ces systèmes, souvent lourds à utiliser et peu clairs.

Le système est avantageux à plusieurs niveaux:

  • l'application Web est accessible en tout lieu et à tout moment;
  • l'interface est simple et intuitive;
  • les préférences du visiteur permettent d'accélérer la procédure de prise de rendez-vous par la proposition automatique des plages horaires libres les mieux adaptées;
  • la recherche permet de retrouver tous les rendez-vous liés à un client ou un patient, sans devoir parcourir l'ensemble de l'agenda. Cette recherche peut se faire sur un nom, une adresse, un numéro de téléphone, etc.;
  • un rendez-vous peut être annulé par simple retour de SMS.

L'ensemble de ces avantages accélèrent le temps de prise de rendez-vous et diminuent drastiquement le taux de rendez-vous oubliés ou ratés. Le système est rentable dès le troisième rendez-vous oublié, ou plus exactement, dès que trois absences aux rendez-vous fixés ont été évitées.

Pour en savoir plus

  • MobMinder Lien externe
    Agenda professionnel intelligent permettant le rappel de rendez-vous sur mobile
    http://www.mobminder.com
  • MagNetO
    Applications B2B adaptées aux contextes de travail actuels et aux technologies modernes, tout en accordant une importance particulière aux contacts humains
    http://www.awt.be/web/ict/index.aspx?page=ict,fr,100,000,000&id=11009
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