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mercredi 28 septembre 2016

Gérer les risques éventuels liés à l'usage de l'e-mail dans l'entreprise

L'e-mail bouscule les modes d'organisation classiques en favorisant une communication décentralisée. Ainsi, l'entreprise ne contrôle plus nécessairement tous ses flux d'informations. Faut-il s'en inquiéter? L'AWT fait le point sur la question
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Mis à jour le 23/05/2008 | Imprimer | Envoyer

Quelle est la valeur juridique d'un e-mail?

De nombreux patrons se demandent s'ils peuvent traiter leurs affaires valablement par e-mail. En fait, la valeur d'un message électronique est comparable à celle d'un fax.

Droit commercial

Sous l'angle du droit commercial, le régime juridique applicable sera différent selon qu'il s'agit de l'envoi et de la réception de courriers électroniques inter-entreprises (BtoB) ou de courriers électroniques échangés entre l'entreprise et un consommateur non-professionnel (BtoC).

En matière commerciale la preuve est libre dans le cadre du B2B. Toutefois, il convient de distinguer les aspects liés à la recevabilité de ceux concernant la force probante d'un e-mail ordinaire. Un juge ne pourra pas écarter un e-mail ordinaire au seul motif que celui-ci est électronique. Un courrier électronique ordinaire sera donc recevable dans le cadre d'une procédure contentieuse. Néanmoins, comme un e-mail ordinaire ne présente pas de garanties d'intégrité, d'authentification de l'expéditeur et d'horodatage, celui-ci ne bénéfice pas une force probante totale. Le courrier électronique ordinaire ne pourra alors constituer qu'un commencement de preuve par écrit.

Les Cours et tribunaux apprécieront donc la véritable force probante de ces échanges électroniques en fonction des circonstances de l'espèce. A cette fin, plusieurs élements pourront ainsi être pris en compte tels que par exemple, le volume et le caractère régulier des échanges électroniques utilisés à des fins commerciales.

Afin de réduire ces incertitudes juridiques, les entreprises désireuses d'utiliser le courrier électronique dans le cadre de leurs échanges commerciaux entre professionnels peuvent formaliser ces échanges soit via:

  • une convention-cadre fixant les termes de l'échange et reconnaissant une pleine valeur juridique aux e-mails,
  • un système de signature électronique répondant aux exigences de la loi, c'est à dire une signature électronique certifiée reposant sur un certificat qualifié.

En Business to Consumer (B2C), il faut distinguer les commandes selon qu'elles dépassent ou non le seuil de 375 euros

  • moins de 375 euros: la situation est comparable aux échanges BtoB, dès lors, la preuve est libre.
  • plus de 375 euros: la réglementation belge prévoit la nécessité d'un document signé. La signature peut être manuscrite ou bien électronique, mais uniquement si celle-ci est certifiée.

En ce qui concerne la transmission de factures en pièce jointe, une distinction doit également être faire selon que la facture est adressée à une autre entreprise ou à un consommateur:

  • BtoB: la facture électronique ne sera reconnue par les autorités fiscales que si elle est certifiée conforme à la réglementation en la matière, ce qui nécessite le recours à un intermédiaire agréé par les autorités pour établir et garantir l'intégrité et la disponibilité de tels documents pendant la durée légale de conservation des factures dématérialisées. Utiliser un autre procédé, comme par exemple la transmission au client d'une facture sous la forme d'un fichier .pdf sans certificat, ouvre la porte à une contestation de l'administration de la TVA. Celle-ci peut remettre en question le document, au niveau de la date, de l'intégrité et de l'authentification de l'émetteur, et est en droit de refuser la possibilité de déduction du montant de la TVA;
  • BtoC: une facture électronique ne peut être adressée à un client que moyennant l'accord préalable explicite de celui-ci. Aucune déduction de la TVA ne s'appliquant, les 2 parties peuvent très bien convenir que la facture soit transmise électroniquement sous une forme non certifiée, comme par exemple un fichier .pdf. Par contre, à tout moment, le client peut exiger de recevoir un original sous forme papier. De plus, le recouvrement n'est exigible qu'après réception de ce document papier. Dans la pratique, il est donc recommandé d'envoyer d'office la facture par la poste si l'entreprise remarque que le client n'a pas réglé dans les délais la facture reçue électroniquement.

Droits civil et pénal

En droit civil, un e-mail est qualifié de commencement de preuve par écrit. Dès lors, sa force probante dépendra de l'appréciation des circonstances de l'espèce et l'e-mail ne constituera qu'un moyen parmi d'autres pour établir la preuve des éléments avancés par la partie requérante. Il est recommandé d'employer une signature électronique, si nécessaire complétée par un recommandé électronique afin d'éviter une mise en doute de l'intégrité, de l'authenticité des parties, et de la date. A noter toutefois que dans certains cas, la législation exige encore un recommandé postal. Ainsi signifier un préavis à un travailleur par recommandé électronique, et a fortiori par e-mail, n'a pas de valeur.

En droit pénal, un e-mail présente également une valeur. Du moins si le document a été obtenu en conformité avec la loi et que son intégrité et son origine ne sont pas contestables. Ceci est laissé à l'appréciation du juge.

Le contenu d'un e-mail n'engage t-il que son auteur?

Contrairement à une idée courante, tout e-mail sortant de l'entreprise ou de l'administration engage civilement la personne morale, même s'il s'agit d'un message privé. La responsabilité civile de l'entreprise peut donc être engagée par exemple si un employé transmet à partir de la messagerie de l'entreprise un document qui enfreint les droits de propriété intellectuelle ou de nature illicite, et qui est susceptible de causer un préjudice à des partenaires de l'entreprises ou à des tiers.

La responsabilité de l'employé est par contre engagée en cas de faute lourde, de faute légère habituelle, de dol, ainsi que parfois sur le plan pénal: par exemple, si celui-ci a transmis un virus en toute connaissance de cause.

Peut-on interdire à un employé d'envoyer et de recevoir un e-mail privé?

Non. L'employeur ne peut faire valoir le seul droit de propriété (le fait que l'infrastructure technique utilisée soit la propriété de l'entreprise) ou le droit du travail (lien de subordination du travailleur à l'égard de son employeur) pour interdire strictement tout usage privé. L'exercice de ces droits est en effet restreint par l'article 22 de la Constitution et l'Arrêt Niemietz de la Cour européenne des droits de l'homme qui accordent le droit à chacun de disposer d'un espace de liberté individuelle de communication, y compris sur le lieu de travail.

Par contre, l'employeur n'est évidemment pas obligé de mettre à disposition de tous ses travailleurs un ordinateur et a fortiori une boîte aux lettres électronique. Si par contre il en accorde une, le travailleur peut s'en servir accessoirement à titre privé.

L'employeur peut toutefois fixer une série de conditions pour encadrer cet usage privé.

Lors de l'envoi d'un mail privé via les serveurs de l'entreprise, iIl est ainsi recommandé d'imposer le retrait de la signature automatique ou encore de prévoir l'indication de la mention "privé" dans l'objet de l'e-mail afin d'identifier de façon non équivoque la nature non-professionnelle de celui-ci.

L'entreprise peut également inciter ses employés à utiliser une autre adresse e-mail ou un webmail privé s'ils disposent d'un accès de type Web. Il peut enfin convenir de limiter cet usage privé aux périodes de pause.

Pour en savoir plus

  • Utilisation des ressources TIC de l'entreprise
    La rapide diffusion des technologies de l'information dans les entreprises pose naturellement la question du contrôle par l'employeur de l'utilisation qui est faite de ces nouveaux instruments par les employés
    http://www.awt.be/web/sec/index.aspx?page=sec,fr,fic,170,001
  • Signature électronique
    La reconnaissance juridique de la signature électronique constitue la pierre angulaire pour assurer la sécurité et la fiabilité des échanges en ligne. Présentation des aspects techniques et juridiques
    http://www.awt.be/web/sec/index.aspx?page=sec,fr,fic,150,001
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