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dimanche 25 septembre 2016
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Comment créer un espace de coworking?

L'AWT a établi une liste non exhaustive de critères de réussite qu'il convient de prendre en compte lors de la création d'un espace de coworking
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Mis à jour le 15/07/2011 | Imprimer | Envoyer

Pour cette liste de critères, l'AWT s'est notamment basée sur le Wiki coworkinghowto.pbworks.com.

Créer une communauté

La base d'un espace de coworking repose sur la création d'une communauté de membres (les coworkers). Dans le cadre de l'appel à projets Coworking, l'appui sur des communautés et réseaux existants doit être démontré. Ces entités doivent pouvoir être listées et leur participation assurée (communautés d'entrepreneurs, cercles d'étudiants et universités, hautes écoles, entreprises, réseaux locaux, associations, etc). La diversité des acteurs du projet et de ses cibles est un élément essentiel pour assurer une base solide à l'espace de coworking.

Quelques outils utiles à exploiter:

  • créer une mailing-list;
  • créer un blog;
  • communiquer via les réseaux sociaux (par exemple: groupe sur LinkedIn, profil Twitter, page Facebook, etc.);
  • créer un site Web;
  • organiser des événements (par exemple: Sexy Salad Lunch, BarCamp, Jelly Day, Jelly Week, etc.).

Identification du lieu

Au coeur du projet de coworking, le lieu, et notamment l'état du bien, sa surface, son accessibilité et sa situation, va conditionner plusieurs autres éléments du projet: fonctionnement, charges et coûts, etc.

Voici une série de critères à prendre en compte dans le choix du lieu:

  • accessibilité (proximité de communautés, moyens de transports, commerces, etc.);
  • visibilité depuis l'extérieur;
  • confort (lumière naturelle, chauffage, insonorisation, voisinage, etc.).

Aménagement de l'espace

L'appropriation de l'espace de coworking par ses membres est un élément important. L'espace doit pouvoir être aisément réaménagé en fonction de leurs activités. La modularité est dès lors essentielle dans un espace de coworking. Aussi, cette appropriation par les membres permet généralement à l'espace d'évoluer, et selon les besoins de ceux-ci, certains éléments de mobilier ou des aménagements seront revus.

Des aspects réglementaires sont à prendre en compte:

  • accessibilité (personnes handicapées);
  • sécurité des occupants (détecteur fumée, extincteurs, plan d'évacuation, etc.);
  • s écurité (type de porte et de verrou, alarme, vitrine, etc.).

L'aménagement aura pour tâche de donner son âme au lieu. Il faudra ainsi veiller à définir les éléments suivants:

  • mobilier;
  • d écoration intérieure;
  • plan d'aménagement (plateau, plusieurs niveaux, cloisonnement, etc.);
  • typologie des espaces (espace de travail en open space, bubbles, salles de réunion et de séminaires, bibliothèque, "cabine téléphonique", cuisine, coin détente, etc.);
  • enseigne;
  • signalétique.

Equipement technologique de l'espace

La qualité de la connexion Internet est évidemment une condition nécessaire au bon fonctionnement de l'espace de coworking. Celui-ci peut également être équipé de technologies de téléconférence, téléprésence ou toute autre nouvelle technologie facilitant le travail collaboratif et les relations avec d'autres structures.

Définir le fonctionnement de l'espace

Quelques règles doivent être définies pour garantir un bon fonctionnement de l'espace:

  • l'accès au lieu;
  • le système de réservation (d'un bureau, d'un espace de réunion, pour un événement, etc.);
  • les conditions de changement de formule ou de résiliation;
  • les modalités de paiement (liquide, carte de crédit sur place, par Internet - Paypal, virement électronique, etc.).

Les conditions générales d'utilisation du lieu devront être mentionnées sur le contrat d'affiliation du membre.

Définir les formules offertes

Deux types de forfait peuvent être proposés: les résidents (permanent) et les membres de passage (flex):

  • les forfaits de type "résidents" se caractérisent généralement par un bureau réservé à l'usage exclusif de l'utilisateur et l'accès au lieu sans restriction (en 24/7, 24 heures sur 24, 7jours sur 7);
  • les accès de type "flex" supposent que l'utilisateur ne dispose pas d'une place de travail réservée mais s'installe à une place libre à son arrivée dans l'espace de coworking. Les formules en flex peuvent proposer un accès à la journée, un forfait horaire à utiliser sur un mois, un nombre de jours par mois, etc.

Services communs aux deux formules:

  • un espace (casier, rangement de bureau, etc.) peut être proposé aux utilisateurs pour leur permettre de stocker leurs affaires personnelles sur place;
  • la souplesse d'accès (pas d'engagement de longue durée, facilité de résiliation, etc.) reste généralement d'usage.

La formule "résident" pouvant mener à la constitution d'une communauté trop fermée qui rapprocherait l'espace de coworking d'un bureau partagé, certains espaces de coworking préfèrent ne pas proposer cette formule. Dans tous les cas, il est important de veiller à une limitation des bureaux en résidence par rapport au nombre de bureaux en flex.

Par ailleurs, certains membres recherchent un simple accès à la communauté, sans nécessairement avoir besoin d'une place de bureau. Ce qui les intéresse dans ce cas, c'est surtout de prendre part aux événements organisés au sein de l'espace de coworking. Dès lors, une formule d'abonnement sans accès à un poste de travail peut être une option intéressante à mettre en place -en particulier lorsque la communauté est déjà bien établie. Ce genre d'abonnement permet aussi de rester en contact avec des anciens membres ou de recruter de futurs coworkers.

Fixer les tarifs

A titre informatif, les tarifs moyens en Europe des trois formules les plus utilisées dans les espaces de coworking (selon une étude de Deskwanted) sont les suivants:

  • permanent desk avec accès 24/7 = 245 euros/mois;
  • flexible desk avec accès pendant les heures de bureau (par exemple: lundi-vendredi, 8h-20h) = 189 euros/mois;
  • flexible desk + 24/7 = 232 euros/mois.

Naturellement, ces tarifs sont sensibles à des éléments tels que l'emplacement géographique ou les services proposés (accès à une salle de réunion, téléphonie, domiciliation d'entreprise, etc).

Par ailleurs, dans l'optique de privilégier l'ouverture de la communauté et de l'espace, une différenciation du tarif est parfois appliquée, par exemple:

  • pour un jeune entrepreneur (critère d'âge ou de début d'activité);
  • en fonction du chiffre d'affaire de la société.

L'animation du lieu et de la communauté

L'espace doit être en permanence animé. Chaque projet peut proposer un modèle d'animation propre. Cette animation doit couvrir les aspects suivants :

  • faciliter la mise en contact des coworkers;
  • faciliter les liens entre coworkers et dispositifs d'aides publiques (en ce sens, l'appui du projet sur les structures existantes en lien avec l'innovation (opérateurs de l'animation économique, opérateurs de l'animation technologique, intercommunales de développement économique, communes, organismes publics de formation, réseaux locaux et autres sera important)
  • faciliter les liens entre coworkers et entreprises;
  • organiser des activités au sein de l'espace, en lien avec les intérêts des coworkers (innovation et créativité, entreprenariat, thématique spécialisée). Ces activités peuvent prendre des formes diverses : séances de coaching, conférences, ateliers,… en fonction de l'intérêt et le retour sur l'expérience, certains types d'activités seront privilégiés;
  • promouvoir l'espace de coworking auprès d'un public toujours plus large, au sein de la/des communauté(s) impliquée(s) et en dehors.

Certaines activités payantes organisées dans l'espace de coworking constituent également une source de revenus complémentaires.

Exemples d'événements conviviaux:

  • p'tit dej;
  • colunching;
  • sexy salad;
  • apéro.

Pro ou thématiques:

  • Barcamp (ateliers-événements participatifs où le contenu est fourni par les participants);
  • Pecha kucha night (soirée fondée sur une règle formelle originale: chaque participation présente 20 images, chacune projetée pendant 20 secondes, soit 6 minutes 40 secondes de présentation);
  • TEDx (licence des conférences de "propagation d'idées" TED).

Sponsoring

Certains espaces peuvent augmenter leurs revenus grâce au sponsoring. Le sponsoring peut prendre une forme publicitaire (non intrusive pour les coworkers) mais bien souvent, les sponsors cherchent avant tout à rester au courant des nouvelles idées qui naissent dans ces espaces afin de pouvoir s'associer ou s'inspirer. C'est le cas par exemple de TechHub (Londres et NYC), soutenus par Google et Pearson Publishers.

La gestion administrative et quotidienne

Créateurs-membres: beaucoup de créateurs d'espaces de coworking font appel à un employé, en charge de gérer l'espace, ce qui leur permet de travailler sur d'autres projets et de continuer à se considérer comme des membres à part entière (ce qui est également un bon moyen de rester proche des besoins des autres membres).

Gouvernance interne:

  • Organe de décision et gestion démocratique;
  • Participation des membres.

Gestion administrative:

  • comptabilité (méthode, logiciel, etc.);
  • juridique;
  • infrastructure et logiciel;
  • logiciel de gestion de l'espace (à la main, Cobot, Nadine, etc.).

Outils collaboratifs internes:

  • outil réseaux sociaux membres;
  • site ou blog.

La mise en réseaux

Une mise en réseaux avec les autres espaces labellisés en Wallonie sera mise en place via l'Agence Wallonne aux Télécommunications. Dans ce cadre, les outils suivants pourront être développés:

  • Coworking visa (permet aux membres actifs d'un espace, en déplacement, d'utiliser gratuitement un autre espace coworking);
  • charte de qualité (garantie de services de qualité et cohérence entre les services rendus dans les espaces labellisés).

Dans l'optique d'une bonne insertion dans un réseau international de coworking, des liens avec des structures étrangères seront également créés.

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